Mediartis

Bases de données médias, êtes-vous dans l’illégalité ?

Un secteur audiovisuel fragile face à la réglementation

Ce secteur créatif n’a pas encore pris toute la mesure du RGPD, notamment dans ses processus de production et dans sa gestion des données des artistes et techniciens.

En effet, bien que les informations sur le RGPD circulent depuis mai 2018, les sociétés de production et de post-production négligent le risque représenté en général par le RGPD et en particulier par la conservation de leurs bases de données d’artistes. Celles-ci comprennent des données personnelles classiques et des médias constituant les portfolios de médias audios, vidéos et photos. Ce sont aussi des données personnelles comme l’a confirmé la CNIL au travers de ses articles sur la voix, la CNIL slovène à propos des photos etc.

Quand les données sont une richesse… et risquent d’être supprimées

Ces bases de données sont un outil particulièrement précieux pour trouver l’artiste idéal, qu’il soit comédien voix, mannequin pour une publicité, ingénieur du son, décorateur ou réalisateur. C’est pour cette raison qu’elles sont stockées sur des durées très longues. Elles constituent le capital humain et la richesse artistique de la société qui les utilise.

Mais dans 95% des cas, la conformité au RGPD n’a pas été intégrée dans le fonctionnement de ces bases. La société risque donc de voir ses bases de données supprimées en cas de contrôle de la CNIL, comme cela a eu lieu pour HMRC (5 millions d’extraits de voix) ou récemment une société de production de médias (90 photos supprimées).

Des condamnations, pourquoi ? 

Il est nécessaire de bien comprendre les impératifs du RGPD. Car comme le notait Etienne Papin dans un récent article du Monde Informatique, il ne suffit pas de peaufiner ses registres de traitement et ses CGU pour être conforme. “Sécurité des données, pertinence des données collectées, durée de conservation des données sont les trois principales sources de non-conformité au RGPD et de sanctions de la CNIL”. Il y ajoute le défaut d’information des personnes concernées et le défaut de consentement.

Comment gérer ces données ?

Le journaliste invite à profiter du RGPD pour inventer une « conformité RGPD “informatisée” », seule en mesure de gérer les durées de conservation, l’archivage automatique, l’anonymisation, la suppression des données.

Plaintes et dénonciations, des raisons de s’inquiéter

Rappelons que les procédures sont souvent déclenchées par des plaintes ou des dénonciations de concurrents ! Un artiste fâché, un employé indélicat ou un concurrent envieux peuvent attirer les regards sur une société non conforme. Est-ce un risque inexistant ? Non !

Toute l’industrie de l’Entertainment – Producteurs, Editeurs, Directeurs Artistiques, Studios, Agents – doit donc se soucier rapidement de ses bases de données d’artistes et techniciens.

Si certains espèrent encore passer sous les radars, il est à noter que la CNIL recrute afin d’étoffer nettement l’effectif opérationnel de la DPDS chargée des sanctions. Il est donc préférable de miser sur la valeur ajoutée d’une conformité affichée auprès des clients, pour se tailler la part belle dans des marchés ultra concurrentiels

Toutes ces informations sont données à titre indicatif et ne sauraient remplacer une consultation juridique

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