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A propos de Mediartis

Mediartis est une plateforme d’outils tout-en-un permettant la gestion et le stockage d’extraits vocaux en toute conformité avec le réglement général sur la protection des données (RGPD) mis en place par l’Union Européenne. Différents outils de catégorisation, de casting et de partage optimisent les extraits de voix et les données personnelles stockés sur le cloud de manière sécurisée et privée.

Mediartis est destiné à chaque professionnel étant amené à travailler et à stocker des extraits de voix. La plateforme leur offre un environnement privé et sécurisé pour stocker et gérer leurs données, y compris les données audio. Elle augmente aussi leur productivité avec un moteur de recherche de casting intégré. Elle leur permet également de partager ces castings en toute sécurité. Aussi, en utilisant Mediartis, nos partenaires font le choix que leur travail soit à 100% conforme au RGPD, afin que leurs clients et autres parties prenantes restent en sécurité.

Mediartis sécurise et stocke toutes les données sur Amazon S3, un serveur situé en France.

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Comment ca marche ?

Nous savons que votre base de données est précieuse et au cœur de votre travail. Notre outil de catégorisation automatique analyse les mots clés qui apparaissent déjà dans les titres de vos extraits pour catégoriser les extraits à votre place. Ainsi, votre base de données de voix est rapidement prête pour répondre au moteur de recherche. Vous gardez néanmoins le contrôle sur les catégories et étiquetages utilisés dans votre base de données.

Si vous désirez une connexion API, vous pouvez nous contacter. Une fois l’API mise en place, vous serez tenu au courant des évolutions de notre technologie et des mises à jour afin d’assurer la sécurité de vos sauvegardes et la protection des données personnelles stockées dans vos bases de données Cloud.

Tous les utilisateurs Mediartis ont accès au centre d’aide et de support. Ils ont aussi accès aux emails, au chat et au support téléphonique durant les heures travaillées (horaire de Paris). Notre équipe spécialiste du support client sera disponible pour répondre à toutes vos questions. Aux vôtres, et à celles de toutes les personnes impliquées dans votre processus de conformité et de casting.

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Combien ca coûte ?

Afin de répondre parfaitement à vos besoins, 5 abonnements différents sont disponibles sur Mediartis. Le choix dépend du nombre de contacts que vous voulez rendre conformes au RGPD. Des promotions sont offertes pour tout paiement annuel. Rendez-vous ici pour plus de détails et d’informations.

Parce que votre succès et votre conformité RGPD sur le long terme sont nos objectifs, nous proposons des plans annuels qui vont en ce sens. Si la durée d’engagement se fait sur un an, le paiement lui peut être effectué selon votre choix : mensuellement ou annuellement (avec une belle remise !). Rendez-vous ici pour plus de détails et d’informations.

Non, les prix de Mediartis sont faits pour correspondre à chaque taille d’organisation. Nous vous suggérons d’opter pour un plan adapté à votre niveau d’utilisation, c’est à dire au nombre de contacts inclus dans votre base de données. Si vous anticipez une augmentation du nombre de contact au-delà de la limite de votre abonnement, vous pouvez tout à fait en changer. Nous ne facturons donc pas de « frais de dépassement ».

Si vous choisissez de mettre fin à votre abonnement chez nous, votre base de données et votre entreprise risquent de ne plus être conformes au RGPD. Vous devez vous assurer d’avoir suffisamment de moyens à votre disposition pour continuer à suivre vous-même la conformité RGPD de votre base de données. Nous vous recommandons vivement de continuer à respecter le traitement RGPD de vos données vocales afin que votre entreprise et vous-même restiez en accord avec les réglementations de l’UE.

Avant de résilier votre abonnement Mediartis, nous vous conseillons de télécharger l’ensemble de votre liste de contacts et votre base de données multimédia présent sur le site. Les données fournies sur Mediartis seront supprimées dans les trente (30) jours à compter de la date de fin d’un abonnement. Si vous avez sélectionné le paiement mensuel, le montant total dû jusqu’à la fin de l’engagement annuel doit être payé. De la même manière, aucun remboursement ne sera effectué sur les paiements annuels.

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Sécurité et vie privée

Avec le Cloud sécurisé de Mediartis, vos données restent confidentielles et sous vôtre contrôle. Les extraits audios consultables par les contacts pour obtenir leur consentement RGPD sont équipés d’un copyright audio toutes les 8 secondes à des fins de protection.

De plus, toutes les données qui transitent sur le réseau sont chiffrées au format SSL. Des clés d’accès unique HS 256 sont générées pour donner accès pendant 60 minutes aux utilisateurs, et chaque média et objet est chiffré à l’aide d’une clé unique au format AES-256, Advanced Encryption Standard 256 bits. C’est l’un des chiffrements par bloc existants les plus fort mis à disposition. Grâce à ces fonctionnalités, votre cloud et vos données sont 100% sécurisés.

Seuls les collaborateurs que vous choisissez ont accès à votre compte. Vous contrôlez les droits d’accès directement pour chaque utilisateur. D’administrateur à membre simple, vous pouvez autoriser des personnes à effectuer différentes actions, telles que l’ajout, la modification ou même la suppression d’actifs. Les droits et accès des collaborateurs peuvent être modifiés et / ou révoqués à tout moment et ces modifications sont immédiates.

Les personnes avec qui vous partagez des castings à des fins de révision ou de commentaire ont uniquement accès aux extraits et aux données que vous y placez.

De plus, les comédiens voix de votre base de données ont accès à leurs propres données (nom, adresse, extraits copyrightés, etc.) afin de pouvoir les consulter et donner leur consentement RGPD pour que vous puissiez les utiliser. Ils ne verront pas les castings dans lesquels ils sont ajoutés ni quoi que ce soit qui ne soit pas lié à leurs données personnelles.

Les extraits vocaux, conformément au RGPD, sont centralisés et restent dans un environnement sécurisé sur la plateforme Mediartis. Il n’est donc pas possible de les envoyer par mail ou de les télécharger. Cependant, Mediartis a prévu une fonctionnalité pour partager un casting d’extraits voix en toute sécurité à des personnes de votre choix, qu’elles soient internes ou externes à votre entreprise.

Les extraits vocaux, conformément au RGPD, sont centralisés et restent dans un environnement sécurisé sur la plateforme Mediartis. Il n’est donc pas possible de télécharger un extrait pour le stocker sur votre ordinateur, portable, disque dur, boîte mail… En effet cela romprait le processus de conformité des données.

Le watermark audio est une technique permettant d’ajouter des informations de copyright à un fichier qui empêche son appropriation par quelqu’un d’autre. Sur Mediartis, un message audio est donc inclus dans l’extrait de voix initial, afin que les extraits des sociétés restent leur propriété exclusive. Seuls les extraits présentés aux comédiens devant valider leurs données sont ainsi protégés. Cela n’affecte en aucun cas les extraits présents dans la base de données de l’entreprise. Ainsi, tous les extraits écoutés dans le cadre de castings partagés à des clients, ne seront pas audio-watermarkés.

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Conformité RGPD

Le Règlement Européen sur la Protection des Données (RGPD) confère aux entreprises la responsabilité de garantir la confidentialité, la sécurité et la protection des données à caractère personnel qu’elle détient. Il attribue certains droits aux personnes concernées et donne aux autorités le pouvoir de demander des preuves de leur démarche responsable et d’imposer des amendes au cas où une organisation ne se conformerait pas à ses exigences. La liste ci-dessous évoque les points clés. Nous vous recommandons cependant de visiter le site officiel de l’UE ou de la CNIL pour plus d’informations.

  • Fondement du traitement licite, juste et transparent
  • Limitation du stockage des données
  • Droits des personnes concernées
  • Le consentement et son cadre
  • Les violations de données personnelles
  • Privacy by design
  • Sensibilisation et formation

Ce comédien vous a transmis lui-même un fichier et vous en a accordé l’utilisation à un instant T. Mais sera-t-il toujours d’accord l’année suivante ? Et dans 10 ans ? Le RGPD vous tient de pouvoir lui fournir une traçabilité complète de ses données dans le temps. Mediartis vous aide à obtenir son consentement pour l’ensemble de ses données pour une période de deux ans (avant renouvellement), et ainsi être sûr de la conformité d’utilisation de vos données.

Le comédien, en tant qu’acteur central de l’industrie de la Voix, bénéficie de droits à l’égard du traitement réservé à ses données personnelles. Sa voix étant une donnée personnelle, les enregistrements de sa voix sont protégés. Les droits précisés dans le RGPD sont notamment, le droit à la modification, à l’effacement ou droit à l’oubli, droit à l’accès … Ces droits confèrent au comédien un contrôle sur ses données personnelles. Pour en savoir plus, consultez notre article à ce sujet « Je suis comédien, quels sont mes droits RGPD« .

Mediartis s’en charge. Nous contactons tous les contacts de votre base de données de voix importée sur la plateforme, pour demander leur consentement. Nous gérons les envois d’emails, les rappels, et l’enregistrement des actions et réponses des clients concernant le RGPD.

Vous pouvez bien sûr les contacter directement par email ou par téléphone pour leur demander de vérifier leurs datas et de donner leur consentement.

Vous avez la possibilité de suspendre le processus de traitement RGPD en sélectionnant le mode « manuel » pour les données concernées. Mediartis ne traitera pas l’extrait jusqu’à ce que vous repassiez en mode « automatique » pour cette donnée. Si un extrait n’a pas reçu le consentement d’utilisation du comédien concerné, il ne pourra pas être utilisé dans un casting Mediartis car tous les castings effectués sur la plateforme sont conformes au RGPD.

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Fonctionnalités

Base de données

Dans l’onglet « base de données », rendez-vous dans la sous-partie « média ». Il vous est alors proposé d’importer vos médias, à droite de la barre de recherche. Vous pouvez faire glisser sur la page web ou déposer depuis votre ordinateur le fichier, au bon format (zip).

Vérifiez d’abord si les comédiens associés à vos extraits sont déjà présents dans la base de données. Si ce n’est pas le cas, ajoutez-le depuis « Base de données » > « Carnet d’adresses ». Puis, dans l’onglet « Base de données » > « Médias », cliquez sur « Importer ». Vous pouvez alors télécharger un template en cliquant sur le petit fichier avec la flèche. Quand votre template est rempli avec les noms, les prénoms et l’arborescence (chemin d’accès) de vos fichiers à ajouter, ajoutez le dans un fichier zip avec vos médias. Ensuite, glissez le tout sur la page d’importation ou cliquez sur « Parcourir » et recherchez l’emplacement du fichier.

  • Dans l’onglet « base de données », rendez-vous dans la sous-partie « carnet d’adresses ».
  • Il vous est alors proposé « d’importer vos contacts » à droite de la barre de recherche.
  • Glissez ou déposez alors le fichier Excel correspondant. Le modèle de fichier Excel est disponible à droite de la barre de recherche, en cliquant sur l’icone du papier avec une flèche.

Vous pouvez ajouter de nouveaux contacts et extraits aussi souvent que vous le souhaitez sur votre base. Si vous atteignez la limite de contacts disponible pour votre abonnement, les données les plus récentes dépassant cette limite ne seront pas traitées pour la conformité RGPD, ni utilisables pour les castings sur la plateforme.

La conformité au RGPD pourra être vérifiée sur l’onglet « Base de données » > « Medias » via un indicateur à coté de chaque extrait. Egalement, seuls les extraits conformes seront visibles dans les castings.

Différents statuts vis-à-vis du RGPD seront possibles pour un extrait :

  • Nouveau
  • Premier email
  • X ème Relance
  • Certifié
  • En cours de suppression

La conformité au RGPD pourra être vérifiée sur l’onglet « Base de données »> »Carnet d’adresses » via un indicateur à coté de chaque contact.

Différents statuts vis-à-vis du RGPD seront possibles pour un contact :

  • Nouveau
  • Premier email
  • Xème Relance
  • Certifié
  • Données à rectifier
  • En cours de suppression

Les doublons d’extraits audio ne sont pas autorisés par la plateforme. Même si le titre de votre fichier audio est différent de votre doublon, le fichier audio sera reconnu comme doublon et ne sera pas importé. Cela évite d’avoir des doublons d’extraits si vous réimportez votre base de données plusieurs fois. Si vous avez plusieurs comédiens dans un même extrait, nous vous conseillons de le scinder pour chaque comédien avant de l’importer.

Les doublons de contacts sont reconnus par rapport à l’adresse email, et ne sont pas importés plusieurs fois. Cela évite d’avoir des doublons de contacts si vous réimportez votre base de données plusieurs fois. Si vous importez plusieurs fois le même contact avec une adresse email différente, celui-ci ne sera pas reconnu comme doublon.

Vérifiez que vous avez préalablement importé vos contacts dans votre base de données avant de procéder à l’import de vos extraits. Sans cette étape, vos extraits ne pourront pas être associés à un comédien et le processus de conformité RGPD des données ne pourra pas commencer.

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Outil de casting

Sur Mediartis, vous avez la possibilité de créer des castings pour chacun de vos projets voix. Les castings regroupent les extraits de voix que vous aurez sélectionnés, que vous pouvez également organiser en différents rôles. Vous pouvez ajouter des commentaires sur chaque rôle et extrait pour transmettre des indications à vos collaborateurs, sous-traitants et clients.

Vous pouvez partager les castings pour révision à qui vous le souhaitez, que la personne soit interne ou externe à votre compte Mediartis. Ils seront alors invités par email à se connecter à la plateforme pour le consulter grâce à un lien d’accès unique. Les personnes ont alors la possibilité de commenter le casting, et de le partager à leur tour. Vous gardez le contrôle complet sur chaque casting, et pouvez contrôler chaque accès et consulter les commentaires de tous de manière centralisée.

Comme seuls les extraits conformes au RGPD peuvent être utilisés dans les castings, vous restez sûrs de la fiabilité légale de votre casting auprès de vos clients.

Si le sample que vous souhaitez ajouter est déjà présent dans votre base de données voix et que son traitement RGPD a été effectué, vous le trouverez dans l’onglet « Casting ». Depuis cet espace, vous pouvez l’ajouter à un casting existant, ou créer un nouveau casting.

Si votre extrait ne fait pas encore partie de votre base, vérifiez d’abord si le comédien associé est déjà dans la base de données puis importez-le. Notez que vous ne pourrez pas ajouter l’extrait à un casting avant que son traitement RGPD ait été effectué.

Allez dans l’onglet « Casting » > « Castings sauvegardés »

  • Sélectionnez le casting que vous voulez partager
  • Ensuite, cliquez sur « Partager ce casting » dans le menu d’actions
  • Saisissez la ou les adresses email des personnes à qui vous voulez l’envoyer
  • Ajoutez un message personnalisé qu’ils recevront en même temps que leur lien d’accès à usage unique
  • Enfin, cliquez sur « Envoyer »

Un casting réalisé sur Mediartis répond toujours aux exigences du RGPD. En effet, seuls les extraits audio pour lesquels les consentements des comédiens ont été obtenus peuvent être choisis pour les castings. Il est totalement impossible d’y inclure un extrait non conforme au RGPD.

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Compte

Cliquez sur le nom de l’entreprise, puis sur l’onglet « Informations sur la société ». Vous pouvez y retrouver les informations relatives à l’entreprise telles que le logo, le pays, la langue principale, le lien vers vos conditions d’utilisation. Vous pouvez aussi ajouter un message qui accompagnera les emails de consentement que nous enverrons de votre part à vos contacts.

Pour éditer ces informations, cliquez sur le crayon situé en haut à droite de la page. Une fois les modifications effectuées, n’oubliez pas de sauvegarder.

Après avoir cliqué en haut à droite de la page sur le nom de votre entreprise, cliquez sur l’onglet facturation. Les informations de paiement (factures, carte de crédit, etc) sont disponibles en bas de la page, avec possibilité de modification.

Il s’agit d’un lien envoyé par email aux utilisateurs pour chaque connexion à la plateforme. Ils le recoivent lorsqu’ils sont invités à se connecter par un collaborateur de la société, lorsqu’ils en font la demande depuis la page de connexion, ou encore suite à un email automatique envoyé par la plateforme.

Au niveau technique, ce sont des clés d’accès uniques HS 256 générées pour donner l’accès pendant un temps donné aux utilisateurs. Elles expirent automatiquement au bout de 6 jours. Le temps de validité de la session de chaque utilisateur peut être étendu à sa simple demande par un clic sur le compte à rebours situé en haut à droite de son tableau de bord. Ces mesures ont été spécialement conçues pour renforcer la sécurité de votre espace Mediartis.

Mediartis prend très au sérieux la sécurité des données de ses clients. Afin de fournir un environnement de sécurité maximal pour le stockage de données, les utilisateurs n’ont pas la possibilité d’y accéder avec des mots de passe statiques. Les espaces en ligne sont uniquement accessibles via des liens à usage unique envoyés par email, offrant un accès temporaire aux comptes d’utilisateurs. Les utilisateurs doivent demander une nouvelle clé d’accès pour chaque connexion, à partir de la page d’accueil.

Ecrivez-nous directement à l’adresse team@mediartis.com, ou depuis le chat d’aide présent en bas à droite de chaque page.

Vous pouvez demander la suppression de votre compte et de vos données en écrivant à Mobilis Pro (121 rue d’Aguesseau, 92100 Boulogne-Billancourt, France) ou par email à contact@mobilispro.com. Si vous avez sélectionné le paiement mensuel, le montant total dû jusqu’à la fin de l’engagement annuel doit être payé. De la même manière, aucun remboursement ne sera effectué sur les paiements annuels.

Si vous choisissez de supprimer votre compte, n’oubliez pas de télécharger vos bases de données de contacts et de médias placées sur la plateforme avant de procéder à la suppression.

Nous vous recommandons vivement de continuer à respecter le traitement RGPD de vos données vocales afin que votre entreprise et vous-même restiez en accord avec les réglementations de l’UE.

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Collaborateurs

Rendez vous dans l’onglet « collaborateurs », puis cliquez sur le bouton en haut à droite « Ajouter des collaborateurs ». Ici, vous ajoutez de nouveaux membres et spécifier leurs rôles d’équipe. D’Administrateur à simple Membre, vous pouvez autoriser ces personnes à effectuer certaines actions telles que l’ajout, la modification ou même la suppression d’actifs.

Dans l’onglet de la société en haut à droite, choisissez Collaborateurs, puis cliquez sur les 3 points correspondants au collaborateur dont vous voulez changer le rôle ou retirer l’accès. Vous pouvez alors attribuer différents rôles à vos collaborateurs :

  • Propriétaire du compte (créateur), ayant des droits d’administrateur.
  • Administrateur, pouvant importer, utiliser, modifier, et supprimer les données.
  • Membre, pouvant utiliser et modifier les données sans en importer de nouvelles.
  • Lecteur, pouvant simplement consulter les informations.

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