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[Nouveautés v3.35] Optimisation de la gestion de conformité des données comédien

De grandes nouveautés débarquent sur Mediartis ! Ces nouvelles fonctionnalités apportent une plus grande clarté au processus de conformité des données voix, que cela soit du côté des utilisateurs de la base que des comédiens validant leurs informations et médias.

I. Validation de la conformité après modification

Désormais, lorsqu’un comédien fait une demande de modification des données présentes sur sa fiche, il consent aussi à la validité de ses informations une fois qu’elles seront mises à jour.

Ainsi, lorsque vous effectuez une modification demandée par un comédien, son profil passe automatiquement en “validé”. Plus besoin d’attendre sa confirmation !

Remarque : Si des modifications supplémentaires sont apportées au profil du comédien et/ou de nouveaux médias sont ajoutés, cela déclenchera un nouveau workflow de consentement. Le statut RGPD passera à “Consentement demandé”, une demande de consentement est envoyée et les médias ne sont pas utilisables dans les castings jusqu’à la validation par le comédien.

II. Nouveau compteur de jours restants avant suppression des données

De nouveaux compteurs sont apparus dans l’onglet “Contacts”, dans la colonne “Statut RGPD”.

Vous visualisez en un coup d’oeil le nombre de jours qu’il vous reste pour agir avant la suppression des données d’un comédien. Très pratique si un comédien a oublié de donner son consentement, ou si vous avez manqué une demande de modification.

  1. Compteur rouge : Lorsque le statut du comédien passe en “Rejeté”, le compteur se lance et les données seront supprimées dans les 30 jours sauf si le comédien valide ses données. Il y a urgence à traiter son dossier.
  2. Compteur orange : Lorsqu’un comédien est relancé pour donner son consentement ou lorsque vous devez faire une modification sur sa fiche. Le nombre de jours pour agir s’ajoute aux 30 jours avant suppression, afin que vous sachiez à tout moment le temps d’action avant la suppression définitive du contact.

Qu’est-ce qui déclenche les compteurs ?

  1. Le comédien n’a pas donné son consentement :
  • suite à la modification de sa fiche
  • suite à l’ajout d’un média
  • suite à la demande de consentement envoyée tous les 2 ans

Lorsqu’il reçoit la première relance, le compteur orange se déclenche. Le comédien a 28 jours pour aller sur son compte valider l’utilisation de ses données (4 relances), avant de voir son profil passer en “Rejeté”. Le compteur rouge démarre alors pour 30 jours avant la suppression définitive des données. Cela donne 58 jours en tout pour agir.

  1. Le comédien fait une demande de modification :

Le compteur orange se déclenche aussitôt pour 60 jours, le temps d’effectuer la modification demandée. Si la modification n’est pas effectuée dans le temps imparti, le compteur rouge se lance pour 30 jours avant la suppression définitive des données. Cela laisse 90 jours en tout pour agir.

III. Nouveau processus de validation des données par le comédien

Désormais pour les comédiens, le processus de validation des données de contact (nom, adresse, langues, etc) et les médias (extraits audio) est simplifié et amélioré. 

Cela vous permet ainsi de vous concentrer entièrement à vos castings et de ne plus penser au RGPD 😜

Pour en savoir plus, consultez la FAQ comédien détaillant le processus.

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