Base de connaissance
& questions fréquentes
A propos de Mediartis
Mediartis est une plateforme SaaS qui réimagine le casting voix et offre une palette d’outils de casting pour les professionnels ayant des bases de casting voix en interne, dédiées à leurs activités de doublage et voix-off.
La plateforme d’outils tout-en-un permet la gestion et le stockage de données et d’extraits audio en toute conformité avec le règlement général sur la protection des données (RGPD) mis en place par l’Union Européenne. Différents outils de catégorisation, de casting et de partage optimisent les extraits de voix et les données personnelles stockés sur le cloud de manière sécurisée et privée.
Mediartis est destiné à chaque professionnel étant amené à travailler et à stocker des bases de castings (listes de comédiens et extraits de voix).
La plateforme offre un environnement privé et sécurisé pour stocker et gérer les castings de voix avec des outils créés pour optimiser les projets de casting. Mediartis fournit également une solution de mise en conformité automatique au lois RGPD et à toutes les lois internationales de protection des données personnelles concernant la voix et les bases de casting.
Les législations RGPD fixent un standard élevé pour la plupart des lois mondiales et pour un certain nombre de gouvernements sur la protection des données personnelles . De nombreuses entreprises choisissent d’appliquer la conformité RGPD comme une stratégie globale pour respecter les législations mondiales sur la protection des données avec des politiques spécifiques à chaque pays.
Nous savons que votre base de données est précieuse et au cœur de votre travail, donc nous avons créé des outils pour vous aider à optimiser votre base de casting voix.
Base de casting (CRM)
Une fois votre liste de comédiens importée dans votre compte Mediartis, elle est automatiquement intégrée à votre base de casting privée et des profils comédiens, pouvant être modifiés à n’importe quel moment, sont créés.
Liste des comédiens (CRM) =>
Profil des comédiens =>
Les profils comédiens incluent :
- Nom du comédien
- Pseudos du comédien
- Anniversaire
- Genre
- Notes
- Email(s)
- Liens web
- Adresses
- Langages + accents
- Tags (mots-clefs de catégorisation)
- Liens pour la bibliothèque d’extraits du comédiens
Base audio
Une fois que vous avez importé votre liste d’acteurs, vous pouvez importer des extraits de voix, qui sont automatiquement associés aux profils de comédiens concernés.
Dans Médias, vous pouvez :
- Écouter des extraits
- Ajouter des extraits à des castings existants
- Créer de nouveaux castings + rôles
- Filtrer les médias par contact / nom de fichier / statut RGPD
Base audio =>
Questions générales sur la conformité RGPD
Le comédien de voix est au cœur de cette industrie et jouit de droits légaux concernant le traitement de ses données personnelles : droit de retrait, droit de modification… il a le droit de contrôle de ses données personnelles. Pour en savoir plus sur ce sujet, lisez notre article “Je suis comédien, quels sont mes droits RGPD?”.
En savoir plus sur les outils de traitement RGPD de Mediartis.
Conformément au RGPD, les professionnels de l’audiovisuel doivent faire le “traditionnel” travail de mise en conformité des données personnelles qu’ils utilisent telles que les noms, adresses, numéros de téléphone, etc. Cependant, ils doivent aussi fournir un travail spécifique de mise en conformité des données voix – notamment la réception, traitement et envoi des extraits audio – éléments clés des activités de doublage et voix-off.
Alors que les extraits de voix sont sans cesse partagés lors des phases de castings, les risques de non-conformité au RGPD se multiplient car de nombreuses organisations n’ont pas mis en place de politique de conformité pour ces données.
Voici quelques-unes des principales obligations :
- Nommer un Délégué à la Protection des données (internet ou externe)
- Sécuriser les données personnelles (en réservant l’accès à ceux qui doivent l’avoir)
- Organiser vos données et leur circulation (RH, service audio, développement, vente, marketing, etc.)
- Prévenir les comédiens de voix lorsque vous avez référencé certaines de leurs données personnelles (comme leur voix) dans votre base de casting
- Demander* l’accord au comédien pour conserver leurs données dans votre base de données pour les castings, ainsi que pour les partager avec des parties tiers et conserver une trace de l’accord
- Traiter les demandes de modification, rectification et suppression
- Renouveler le consentement des comédiens régulièrement (il est recommandé par les experts RGPD de renouveler cette action tous les 2 ans)
- Fournir un accès aux données personnelles (dont les extraits audios) dans les 30 jours après la demande
- S’assurer de la conformité RGPD de ceux avec qui vous partagez des données personnelles
- Établir un plan pour les fuites de données
*Le consentement des comédiens de voix doit être indépendant des contrats de travail et des accords de confidentialité.
Nous vous recommandons vivement de consulter le site Internet officiel de la Commission européenne pour obtenir des informations plus détaillées, et pour définir et mettre en œuvre la stratégie de conformité de votre organisation avec votre DPD ou votre conseiller juridique.
Mediartis approuve les recommandations suivantes faites par les experts juridiques spécialistes du RGPD, dont Leben Avocats à Paris, France.
Comédien européen + casting livré à une société européenne => RGPD s’applique
Comédien européen + casting livré à une société hors UE => RGPD s’applique
Comédien hors UE + casting livré à une société européenne => RGPD s’applique
Comédien hors UE + casting livré à une société hors UE => RGPD non appliqué
Si vous souhaitez en savoir plus sur Mediartis et les RGPD à l’international en cliquant ici.
Important
Nous vous recommandons vivement de confirmer avec votre DPD ou vos conseillers juridiques pour savoir quel mode de traitement répond à votre situation spécifique.
Si une ou plusieurs données que vous ajoutez sur votre base de casting sont assujetties au RGPD, elles doivent alors entrer dans le processus de mise en conformité. Cela inclut la demande de consentement au comédien – et son renouvellement régulier – pour l’utilisation de ses données dans le contexte spécifique qu’elles soient référencées dans votre base et partagées à une tierce personne dans le cadre de castings pour une période de temps définie.
D’autre part, à chaque fois que vous modifiez leurs informations personnelles et/ou extraits de voix, cela requiert alors une nouvelle demande de consentement de votre part. Ils ont aussi le droit de faire des demandes de modifications, rectifications et suppression de leurs données qui doit être traitée dans les 30 jours après leur requête.
Sécurité et vie privée
Nous prenons la sécurité de vos données et media très au sérieux
Voici quelques-uns des moyens employés pour s’assurer que vos données et médias restent sécurisés sur la plateforme.
- Accès sécurisé : Clés d’accès cryptées HS256 (lien à usage unique) générées pour chaque accès – plus sécurisé qu’un mot de passe
- Les données et médias circulant sur le réseau sont cryptés au format SSL avec un chiffrement avancé HS256.
- L’import des médias est chiffré et leur accès est controlé par vous via les autorisations utilisateurs
- Les données et media ne peuvent pas être transférées de la plateforme.
- Les media auxquels les acteurs de voix ont accès bénéficient d’une protection de watermark audio (qui ne dégrade pas vos fichiers)
- Expiration de session utilisateur (2 heures par défaut)
HÉBERGEMENT DES DONNÉES & MÉDIAS : Amazon SW3 – France
Les infrastructures AWS sont conçues et gérées conformément aux meilleures pratiques de sécurité et standards informatiques, incluant:
• SOC 1/SSAE 16/ISAE 3402 (anciennement SAS 70) • SOC 2 • SOC 3 • FISMA, DIACAP, et FedRAMP • DOD CSM niveaux 1-5 • PCI DSS niveau 1 • ISO 9001 / ISO 27001 • ITAR • FIPS 140-2 • MTCS niveau 3
AWS est conforme avec de nombreux standards spécifiques dans l’industrie, notamment :
Motion Picture Association of America (MPAA) • Criminal Justice Information Services (CJIS) • Cloud Security Alliance (CSA) • Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) • Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) PLUS SUR LA SÉCURITÉ AWS CLOUD
HÉBERGEMENT DE L’APPLICATION : CleverCloud – France
Les deux piliers de leur politique de sécurité sont l’immuabilité des infrastructures et le questionnement permanent, y compris des plateformes de référence. Chaque pièce de code sur Clever Cloud est déployée dans un environnement de courte durée d’utilisation.
Redondance de l’alimentation : N+1
Redondance du refroidissement : N+1 (sur les refroidisseurs) N+2 (sur les unités CRAC)
Certifications :
- FACT
- SSAE 16/ISAE3402 SOC-1 Type II
- PCI DSS
- ISO 9001-2008
- ISO 27001
- ISO 50001
Seuls les collaborateurs que vous invitez ont accès à votre compte. Vous contrôlez les droits d’accès directement pour chaque utilisateur. D’administrateur à membre simple, vous pouvez autoriser des personnes à effectuer différentes actions, telles que l’ajout, la modification ou même la suppression d’actifs. Les droits et accès des collaborateurs sont modifiables à tout moment et peuvent être supprimées en temps réel dans l’onglet Collaborateurs.
Les accès aux projets de casting et aux actions dépendent aussi du rôle des collaborateurs, qu’ils ait créé le casting ou été invité à collaborer ou non.
Pour une documentation détaillée sur les permissions d’accès aux castings, aux actions et aux bases de données par rôle de collaborateur, veuillez contacter le titulaire et gérant de votre compte.
En savoir plus :
- Ajouter des collaborateurs
- Modifier / révoquer des rôles de collaborateur
- Les permissions détaillées de chaque rôle
Les accès aux castings des clients
Lorsque vous partagez un projet avec quelqu’un, cette personne ne peut alors qu’accéder au projet en question auquel il a été invité. Vous pouvez révoquer leur accès à tout moment.
Les accès des contacts (comédiens de voix)
Les comédiens de voix entrés dans le processus de mise en conformité RGPD ont accès à leurs données personnelles (nom, adresse, extraits protégés par du watermark, etc.) sur une interface cryptée et isolée.
Support client Mediartis
Si vous rencontrez un problème et avez besoin de l’intervention de l’équipe de support Mediartis, sachez que celle-ci ne pourra accéder à votre compte que si vous l’ajoutez comme collaborateur.
Les extraits vocaux, conformément au RGPD, sont centralisés et restent dans un environnement sécurisé sur la plateforme Mediartis. Il n’est donc pas possible de les envoyer par mail ou de les télécharger.
Cependant, Mediartis a prévu une fonctionnalité pour partager un casting d’extraits voix en toute sécurité à des personnes de votre choix, qu’elles soient internes ou externes à votre entreprise.
Seulement les Utilisateurs avec les permissions “propriétaire”, “administrateur” et “expert” peuvent télécharger les médias d’un compte. Les Utilisateurs avec les permissions “membres” et “invités” ne peuvent pas télécharger les médias. Les personnes avec qui un casting a été partagé, n’ont pas la possibilité de télécharger les médias présentés.
Mediartis protège tous les extraits audios, par des watermarks, dans l’interface de contact. Cette interface est celle seulement accessible par les comédiens de voix concernés par ces audios, lorsqu’ils sont entrés dans le processus RGPD. Les watermarks qui sont superposées aux extraits ne déforment en aucun cas les audios.
Tous les extraits écoutés dans le cadre de castings partagés à des clients, ne seront pas audio-watermarkés.
Pour écouter les extraits avec les watermarks, cliquez sur Audio watermark en haut à droite de votre liste d’audios et cliquez sur le bouton de lecture à gauche de l’extrait.
Qu’est-ce qu’un watermark ?
Le watermark audio est une technique permettant d’ajouter des informations de copyright à un fichier qui empêche son appropriation par quelqu’un d’autre. Sur Mediartis, un message audio est donc inclus dans l’extrait de voix initial, afin que les extraits des sociétés restent leur propriété exclusive.
En savoir plus sur la sécurité sur Mediartis.
En savoir plus sur comment importer des extraits de voix dans ma base de données.
Base de contacts
Dans votre compte Mediartis, allez dans Contact.
Vous pouvez créer des contacts un par un en cliquant sur Créer un contact.
ou
Téléchargez plusieurs contacts à la fois en remplissant le modèle d’importation que vous pouvez télécharger dans Importer des contacts (situé à droite de la boîte d’importation).
Une fois le fichier rempli, glissez-le et déposez-le dans la boîte de téléchargement ou cliquez sur la boîte de téléchargement et téléchargez le modèle depuis votre ordinateur.
Une fois que la plateforme a effectué une vérification préalable, cliquez sur Ajouter les contacts.
Conseils
– Précisez un maximum d’informations sur vos contacts.
– Vous devez inclure une adresse email pour entrer le contact dans le processus RGPD.
– Ajoutez un nombre illimité de tags pour optimiser les recherches de contacts une fois importés dans votre compte.
Vous pouvez télécharger de nouveaux contacts et des extraits de voix aussi lorsque vous le souhaitez.
Si vous atteignez la limite de contacts autorisés de votre abonnement actuel, vous devez passer à un abonnement supérieur afin que vos nouveaux contacts et médias entrent dans le processus RGPD et/ou puissent être utilisés dans des castings.
Vous pouvez importer de nouveaux contacts et médias par groupes ou individuellement.
En savoir plus sur comment importer des contacts dans ma base de casting Mediartis.
Plus vous fournissez d’informations sur vos contacts lorsque vous importez votre liste de comédiens à Mediartis, meilleures seront vos capacités de recherche.
Pour rechercher un comédien, allez sur sur la page Contacts.
- Tapez des mots-clés ou des tags dans la barre de recherche
- Utilisez plusieurs mots-clés et tags en appuyant sur la touche Entrée après chaque référence
Note : Cliquez sur les filtres d’en-tête pour afficher les résultats avec différentes vues (Nom / Sexe / Pays / Langues parlées / Statut RGPD)
Conseils
– Lorsque vous créez des profils de contact, fournissez le plus de tags et d’informations possibles pour optimiser les résultats de recherches.
– Exemples de tags : doublage, publicité, 30 ans, LATAM, ES, FR, EN, voix-off, TV, Net868, film, livres audio, e-learning, jeux vidéo, personnage, high pitch, chanteur d’opéra, animation…).
En savoir plus sur ma base de contact Mediartis.
En savoir plus sur comment importer un média dans ma base de casting.
Les doublons de contacts sont reconnus par rapport à l’adresse email, et ne sont pas importés plusieurs fois. Cela évite d’avoir des doublons de contacts si vous réimportez votre base de données plusieurs fois.
Si vous importez plusieurs fois le même contact avec une adresse email différente, celui-ci ne sera pas reconnu comme doublon.
Pour supprimer un contact, allez dans Contact.
- Sélectionnez le contact que vous voulez supprimer.
- Cliquez sur # contacts sélectionnés en haut de la liste des contacts.
- Sélectionnez Supprimer # contacts depuis le menu déroulant
- Confirmez lorsque vous y êtes invités.
Attention !
Les suppressions de contacts ne peuvent pas être annulées.
Les Tags sont utilisés pour catégoriser les contacts afin d’optimiser les résultats de recherche dans la base de castings. Un nombre illimité de tags peut être ajouté aux profils des contacts.
Les Tags peuvent être inclus dans le modèle d’importation de contacts par lot téléchargeable dans Contacts > Importer des contacts > Modèle d’importation.
Modèle d’importation :
Les tags peuvent également être directement ajoutés aux profils des contacts.
Profils de contact :
Les tags (et les notes) ne déclenchent pas de processus supplémentaires de mise en conformité au RGPD pour les contacts déjà entrés dans le processus, et ne sont pas non plus visibles dans l’interface de contact.
Base de médias
A. Structuration de votre base média pour l’importation média par lots
Arborescence recommandée :
Idéalement, l’arborescence de la base de voix doit suivre cette présentation :
1. Répertoire du casting
1.1. Répertoire pour chaque comédien
1.1.1. Fichiers médias
1.2. Fichier « medias-template.xlsx »
*Il est également possible de copier tous vos fichiers à la racine de votre dossier de base de données média.
Dans ce cadre, l’arborescence serait :
2. Répertoire du casting
2.1. Fichiers média
2.2. Fichier « medias-template.xlsx » (télécharger ici)
Structurez la base média
CRÉEZ un dossier principal pour la base de données
À l’intérieur de ce dossier principal, CRÉEZ des sous dossiers pour chaque comédien – les titres doivent correspondre au nom et prénom du comédien)
AJOUTEZ les médias des comédiens dans chacun de leurs dossiers dédiés
IMPORTANT
* Les noms des fichiers DOIVENT inclure le nom de l’acteur, EXACTEMENT tel qu’il est enregistré dans son profil.
* Pour des résultats de recherche optimaux, nous recommandons fortement d’inclure des mots clés qui décrivent les extraits de voix dans les noms de fichiers média (par exemple, jeux vidéo, doublage, sexe, âge, film, télévision, ES, LATAM, etc.).
Remplissez le modèle d’importation des médias
TÉLÉCHARGEZ le modèle “medias-template.xlsx” ici ou dans MÉDIAS / IMPORT MEDIAS
ENREGISTREZ LE MODÈLE à la racine de votre dossier principal de base média
COMPLÉTEZ le modèle avec :
- Liste des fichiers média à importer (1 ligne par fichier média)
- Les chemins (*PATHs ) pour chaque fichier média – BIEN RENSEIGNER UNE LIGNE PAR SAMPLE
- Prénom (firstname) et nom (lastname) des contacts correspondants
*PATHs:
Correspond au parcours PATH menant au fichier média à partir de la racine du dossier.
Pour obtenir des instructions détaillées sur la création de chemin (PATH) de médias, cliquez ici.
3. Compressez le dossier principal dans un fichier Zip :
- SÉLECTIONNEZ le dossier principal qui contient votre base média
- FAITES UN CLIC DROIT
- SÉLECTIONNEZ : Compresser “NOM DE LA BASE MÉDIA“
En savoir plus sur comment générer les PATHs des fichiers média.
En savoir plus sur comment importer un média dans ma base de casting.
Ce FAQ vous aidera à formater le modèle d’importation des médias (disponible ici) avec les chemins (PATHs) des médias que vous téléchargerez avec vos fichiers média. Le modèle complété ressemblera à ceci :
Comment générer le chemin (PATH) d’un fichier ?
Vous aurez besoin d’un complément Excel ou d’un logiciel dédié qui simplifie la création de plusieurs listes de fichiers chemins (PATHs). Dans cet article, nous utilisons “FilelistCreator” disponible gratuitement ici.
GLISSEZ ET DEPOSER votre dossier principal dans FilelistCreator
Définissez les paramètres suivants :
- Sélectionnez “Fichiers” dans Inclure
- Sélectionnez “Chemin” dans Colonnes
- Sélectionnez “Excel Tableur XLSX” dans Format d’exportation
- Copiez le Chemin (PATH) en cliquant sur “Presse-papiers“
Comment modifier le chemin (PATH) des fichiers pour le modèle ?
COLLEZ (ctrl + v) les chemins (PATHs) dans le document Excel medias-template.xlsx (à partir de la cellule 2A)
Dans la cellule 2A :
SÉLECTIONNEZ et COPIER (ctrl + c) le chemin des données (PATH) depuis le début jusqu’au nom du fichier principal média (nommé Casting Database dans l’exemple ci-dessous) :
- SÉLECTIONNEZ la colonne A
- OUVREZ la fenêtre de recherche (ctrl +f)
- COLLEZ le texte de votre presse-papier dans le champ de recherche (ctrl + v)
- CLIQUEZ sur « Remplacer »
- LAISSEZ le champ « Remplacer par » vide
- CLIQUEZ sur « Remplacer tout »
- SÉLECTIONNEZ la Colonne A et COPIER (ctrl +c)
- SÉLECTIONNEZ la Colonne C and COLLER (ctrl + v)
- SÉLECTIONNEZ la Colonne A et OUVREZ la fenêtre de recherche (ctrl +f)
- INSÉREZ le nom de votre dossier principal et «/» après le nom (sans espaces) dans la fenêtre de recherche « Rechercher »
(exemple: «Casting Database/» )
- CLIQUEZ sur « Remplacer »
LAISSEZ « Remplacer par » vide et CLIQUEZ sur « Remplacer tout »
- SÉLECTIONNEZ la Colonne A et OUVREZ la fenêtre de recherche (ctrl +f)
- INSÉREZ une barre oblique et une astérisque « /* » (sans guillemets ou espaces) dans la fenêtre de recherche
- CLIQUEZ sur « Remplacer »
- LAISSEZ sur « Remplacer par » vide
- CLIQUEZ sur « Remplacer tout »
- SÉLECTIONNEZ la Colonne A et COPIER (ctrl + c)
- COLLER LE TEXTE dans Colonne B (ctrl + v)
- SÉLECTIONNEZ la Colonne A
- OUVREZ la fenêtre de recherche (ctrl +f)
- INSÉREZ un espace + astérisque « * » (sans guillemets ou espaces) dans la fenêtre de recherche
- CLIQUEZ sur « Remplacer »
- LAISSEZ le champ « Remplacer par » vide
- CLIQUEZ sur « Remplacer tout »
- SÉLECTIONNEZ la Colonne B et OUVREZ la fenêtre de recherche (ctrl +f)
- INSÉRER une astérisque + espace « * » (sans guillemets ou espaces) dans la fenêtre de recherche
- CLIQUEZ sur « Remplacer »
- LAISSEZ le champ « Remplacer par » vide
- CLIQUEZ sur « Remplacer tout »
En savoir plus sur comment structurer ma base média pour l’importation.
En savoir plus sur comment importer un média dans ma base de casting.
Les médias peuvent être importés pour plusieurs comédiens à la fois en utilisant le modèle d’importation de Mediartis, ou ajoutés par glisser-déposer individuellement pour chaque comédien.
IMPORTANT
– Les médias importés doivent être associés à un contact existant. Créez le profil du contact avant d’essayer d’importer ses médias.
– Pensez à inclure des mots clés qui décrivent les extraits de voix dans les noms de fichiers (ex : jeux vidéo, doublage, sexe, âge, film, télévision, ES, LATAM, etc.) pour optimiser la recherche des médias.
Dans votre compte Mediartis, allez dans la page Médias et cliquez sur Importer des médias.
CAS n°1 : Importer les médias vers un seul contact
- Sélectionnez le nom du contact depuis le menu déroulant dans la partie de droite
- Sélectionnez les fichiers depuis votre ordinateur
- Glissez-déposez le fichier du média dans la zone d’importation ou Importez le fichier depuis votre ordinateur
- Confirmez l’importation une fois que Mediartis aura fait sa vérification préalable nécessaire à l’import
CAS n°2 : Importer un lot de médias vers plusieurs contacts
Les imports par lots ne peuvent être effectués qu’une fois que votre base de casting est :
- Structurée pour l’importation
- Accompagnée du modèle d’importation complété (à télécharger ici ou dans Médias / Importation Médias)
- Compressée dans un fichier zip
Remplissez le modèle d’importation avec les informations suivantes :
- Le nom de famille du comédien dans la colonne Last name
- Le prénom du comédien dans la colonne First name
- Le chemin de l’emplacement des médias sur votre ordinateur dans la colonne PATH
- Glissez et déposez votre fichier zip dans la zone d’importation de gauche ou cliquez sur la zone d’importation pour télécharger le fichier zip depuis votre ordinateur
- Patientez pendant que vos fichiers sont extraits du fichier zip, puis vérifiez si le rapport d’importation comporte des erreurs (si tel est le cas, effectuez les modifications nécessaires et importez à nouveau votre fichier).
- Cliquez sur “Ajouter ces médias à ma base de données” afin de confirmer l’import
IMPORTANT
Confirmez que le nombre d’entrées trouvées correspond au nombre de médias que vous téléchargez.
Si vous avez des messages d’erreur, cliquez sur l’icône d’erreur pour en connaître la cause.
Les erreurs sont souvent dues à une mauvaise orthographe du nom d’un acteur.
En savoir plus sur comment structurer ma base média pour l’importation
En savoir plus sur comment générer les PATHs des fichiers média
Vérifiez que vous avez préalablement importé vos contacts dans votre base de casting avant de procéder à l’import de vos extraits. Sans cette étape, vos extraits ne pourront pas être associés à un comédien et le processus de mise en conformité au RGPD des données ne pourra pas commencer.
En savoir plus sur comment importer un média dans ma base de casting.
Pour modifier le nom d’un média dans votre base média :
- Cliquez sur le stylo à la droite du nom de média
- Tapez le nouveau nom (ne modifiez pas le format du fichier)
- Cliquez sur le flèche vert pour sauvegarder vos modifications
Pour modifier les noms des médias affichés dans les versions de casting des clients:
- Sur votre compte Mediartis, cliquez sur Castings.
- Cliquez sur le projet que vous souhaitez éditer
- Cliquez sur Action puis sur Éditer
- Sauvegardez vos modifications
IMPORTANT
Les noms d’origine des médias sont masqués dans la version vue par votre client.
Pensez à verifier vos commentaires avant de partager votre projet.
En savoir plus sur ma base média sur Mediartis.
En savoir plus sur comment importer un média dans ma base de casting.
Pour écouter des médias de votre base de casting, allez sur la page Médias.
- Sélectionnez le média que vous souhaitez écouter en cliquant sur sa case tout à gauche.
- Cliquez sur l’icone de Lecture.
Pour écouter un extrait spécifique du média :
- Cliquez n’importe où sur le graphique du média en haut de l’écran et faites glisser le marqueur avec votre souris.
- Cliquez sur l’icone de Lecture.
En savoir plus sur ma base audio sur Mediartis.
En savoir plus sur comment importer un média dans ma base de casting.
Dans votre compte Mediartis, allez sur la page Médias.
RECHERCHER DES MÉDIAS
Entrez des mots-clés dans la barre de recherche et appuyez sur Entrée
FILTRER DES MÉDIAS
Cliquez sur les flèches à côté des en-têtes :
- Contact
- Type de fichier
- Statut RGPD
Notes :
Les mots clés des noms de médias fonctionnent comme des tags et optimisent les résultats de recherche.
Optimisez les noms de vos médias avant de les importer dans votre base de casting Mediartis.
En savoir plus sur comment rechercher mes contacts sur Mediartis.
Lorsque les acteurs sont entrés dans le traitement RGPD, ils ont accès à une interface isolée où ils peuvent écouter leurs extraits de voix. Leurs extraits sont protégés par un “watermark audio” dans cette interface. La coche verte dans la colonne Audio Watermark signifie que l’extrait a été préparé.
Pour écouter les versions de vos fichiers audio couvertes par un audio watermark, cliquez sur Audio watermark en haut à droite de la liste des médias et cliquez sur l’icône Lecture à gauche de l’extrait.
Qu’est-ce qu’un “Audio Watermark” ?
Un audio watermark est un identificateur électronique unique intégré dans un audio, généralement utilisé pour identifier la propriété du droit d’auteur. Semblable au filigrane d’une photographie, il s’agit du processus d’intégration d’informations dans un audio d’une manière qui est difficile à supprimer.
En savoir plus sur ma base audio sur Mediartis.
En savoir plus sur comment les extraits audios sont protégés sur Mediartis.
La conformité au RGPD pourra être vérifiée sur l’onglet “Medias” via un indicateur à coté de chaque extrait. Egalement, seuls les extraits conformes ou non soumis au RGPD peuvent être ajoutés à des castings.
Chaque Media peut être trié par statut RGPD.
Outil de casting
Dans votre compte Mediartis, allez dans Medias.
- Sélectionnez un ou plusieurs média(s) pour les ajouter à un casting ou un rôle
- Cliquez sur médias sélectionnés et sélectionnez Ajouter au casting
Dans la fenêtre Ajouter au casting qui s’ouvre :
- Tapez le nom du nouveau casting et Entrer
- Tapez le nom du nouveau rôle et Entrer
Une fois le projet créé, il sera proposé dans le menu déroulant des castings.
Les propriétaires du compte, administrateurs et experts peuvent voir, accéder et modifier tous les projets.
Les utilisateurs aillant le statut de membre peuvent uniquement voir un casting lorsqu’ils ont été invité à collaborer dessus ou lorsqu’ils l’ont eux-mêmes créé. S’ils ont été invité en tant que collaborateur sur un casting, ils peuvent alors le modifier. Cliquez ici pour plus d’information sur les permissions des utilisateurs dans un casting.
Les utilisateurs aillant le statut d’invité doivent-être invités à collaborer sur un projet pour être autorisé à le voir sur la page des castings. S’ils n’ont pas été invités à collaborer sur un projet, celui-ci n’est pas visible pour eux.
Cliquez sur Collaborateurs en haut à droite de l’écran.
Sélectionnez le membre de votre équipe dans la liste (rôles de membre et d’invité).
Cliquez sur Ajouter.
Une fois connecté sur votre compte Mediartis, cliquez sur Casting, dans la barre de menu en haut de l’écran.
La page des castings liste tous les projets auxquels vous avez la permission d’accès.
Cliquez sur le projet que vous souhaitez éditer :
Demande d’accès au projet
Si le casting auquel vous voulez accéder n’est pas listé, vous n’avez pas les permissions nécessaires pour y accéder, ou n’avez pas été invité à collaborer. Contactez le créateur du casting ou le propriétaire du compte pour leur demander de vous inviter en tant que collaborateur.
Modifier les castings
- Modifier les noms des castings
- Modifier les noms des rôles (entrez le nouveau nom souhaité dans le cadran à droite de Nom du rôle et cliquez sur Sauvegarder)
- Supprimer des rôles (cliquez sur Supprimer à droite du rôle)
- Trier et organiser les extraits de voix par rôle (glisser et déposer)
- Éditer le nom d’un média (cliquez sur Actions puis sur Éditer)
- Ajouter des commentaires (cliquez sur Actions puis sur Éditer)
*Casting multilingues : Inclure des codes de langue dans les noms des rôles pour optimiser les recherches (ex : Jane FR / Jane EN / Jane IT…)
Vous pouvez créer des rôles un par un ou importer une liste de rôles en utilisant notre modèle excel.
Pour créer des rôles un par un: Dans votre compte Mediartis, allez dans Médias.
- Sélectionnez le ou les fichier(s) du ou des média(s) que vous souhaitez ajouter au rôle.
- Cliquez sur # médias sélectionnés et puis sur Ajouter au casting.
Sur la fenêtre Ajouter au casting qui s’ouvre :
- Si vous créez un nouveau casting, écrivez le nom du nouveau projet et entrez.
- Si vous ajoutez le ou les média(s) à un projet existant, sélectionnez le casting depuis le menu déroulant Casting.
- Écrivez le nom du nouveau rôle dans la section Rôle.
- Cliquez sur Ajouter au casting.
Une fois que le projet a été créé, il sera proposé dans le menu déroulant Casting.
Pour importer une liste de rôles en utilisant un modèle excel (à télécharger ici ou à retrouver directement dans le casting).
Ouvrez le casting où vous voulez importer la liste:
- Cliquez sur “Importer des rôles”
- Téléchargez le modèle excel en cliquant sur “Modèle d’importation”
- Complétez le modèle excel avec les noms des rôles que vous souhaitez importer dans le projet
- Importez le fichier complété en parcourant l’ordinateur ou glissez-déposez-le.
*Note: Les noms des rôles s’afficheront dans le casting dans le même ordre que dans le modèle. Vous pourrez ajouter d’autres rôles plus tard.
- Cliquez sur “Ajouter ces rôles au casting” pour terminer l’importation
Cas n°1 : Le média que vous souhaitez ajouter est déjà présent dans votre base
- Dans votre compte Mediartis, allez dans Médias.
- Sélectionnez les fichiers audio pour les ajouter à un projet de casting de voix ou à un rôle.
- Cliquez sur # médias sélectionnés et puis cliquez sur Ajouter au casting.
Si vous créez un nouveau casting :
- Tapez le nom de votre nouveau projet et entrez.
- Tapez le nom du nouveau rôle dans Rôle et entrez.
- Cliquez sur Ajouter au casting.
Si vous ajoutez le média à un projet existant :
- Sélectionnez le casting dans le menu déroulant Casting.
- Sélectionnez le nom du rôle dans le menu déroulant et tapez sur Entrée.
- Cliquez sur Ajouter au casting.
Cas n°2 : Le média que vous souhaitez ajouter n’est pas encore présent dans votre base
Si votre extrait ne fait pas encore partie de votre base, vérifiez d’abord si le comédien associé est déjà dans la base de données puis importez-le. Notez que vous ne pourrez pas ajouter l’extrait à un casting avant que son traitement RGPD ait été effectué.
Cas n°3 : Le média provient d’une audition live, ou le média est une vidéo
Ajoutez le média directement au casting en cliquant sur “Importer des médias” directement dans le rôle souhaité.
IMPORTANT
Les castings contenant des médias importés n’ayant pas été traités conformément au RGPD via Mediartis ne seront pas tamponnés “Conforme RGPD”.
Si vous ne parvenez pas à ajouter un média à un casting et que vous voyez le message suivant (comme sur la photo ci-dessous) s’afficher sur votre écran, cela doit-être dû à un des scénarios ci-dessous :
Le contact ou le média sont entrés dans le processus de mise en conformité au RGPD et leurs données ne sont pas encore conformes. Pour voir le statut de conformité des données, référez-vous aux statuts RGPD affichés sur les pages Contacts ou Médias.
Si vous nécessitez d’utiliser immédiatement les données dans un casting, nous vous recommandons de contacter le comédien et de lui demander de se connecter sur leur interface Mediartis. Ils pourront alors valider leurs autorisations en faisant une demande de lien de connexion depuis la page d’accueil de Mediartis ou ici : https://app.mediartis.com/contact avec l’adresse email que vous avez dans leur profil.
OU
Le contact ou le média ne sont pas soumis à la RGPD, mais le statut du contact n’a pas encore été fixé à “Hors Europe – RGPD N/A”.
Pour changer le statut du contact :
- Sélectionnez le contact
- Cliquez sur “1 contact sélectionné”
- Sélectionnez “Hors Europe – RGPD N/A” dans le menu défilant
- Confirmez une que vous y êtes invité
Pour modifier le nom des médias dans les castings auxquels les client accèdent en streaming, cliquez sur Actions et puis sur Éditer dans la fenêtre qui s’ouvre.
IMPORTANT!
– Si vous ne changez pas les noms des médias, le nom du fichier d’origine sera masqué dans la version streaming du casting envoyée aux clients.
– Assurez-vous bien que les commentaires que vous avez notés sont “prêts pour les clients”, étant donné qu’ils sont visibles dans la version à laquelle ils accèdent.
Pour supprimer un casting de voix, allez dans Castings, puis cliquez sur Action tout à droite de la ligne du projet et enfin cliquez sur Supprimer.
Attention !
La suppression des castings ne peut pas être annulée.
Vous pouvez importer une liste de rôles pré-formatée dans un casting en utilisant un modèle excel (à télécharger ici ou à retrouver directement dans le casting).
Ouvrez le casting où vous voulez importer la liste:
- Cliquez sur “Importer des rôles”
- Téléchargez le modèle excel en cliquant sur “Modèle d’importation”
- Complétez le modèle excel avec les noms des rôles que vous souhaitez importer dans le projet
- Importez le fichier complété en parcourant l’ordinateur ou glissez-déposez-le.
*Note: Les noms des rôles s’afficheront dans le casting dans le même ordre que dans le modèle. Vous pourrez ajouter d’autres rôles plus tard.
- Cliquez sur “Ajouter ces rôles au casting” pour terminer l’importation
Partage des castings & validation
Dans votre compte Mediartis, cliquez sur Casting.
Vous pouvez alors y voir tous les castings que vous avez créé, été invité à rejoindre, ou pour lesquels vous avez la permission utilisateur d’accès :
Liste de castings =>
- Sélectionnez le casting auquel vous voulez accéder.
IMPORTANT
– Si les noms des extraits ne sont pas modifiés, ils apparaîtront dans le casting du client comme ils apparaissent dans votre base de données.
– Vérifiez et confirmez que les commentaires faits par votre équipe pendant l’édition sont “prêts pour le client” car les commentaires sont visibles dans le casting que verra le client.
– Les noms des comédiens sont invisibles dans la version de casting du client.
- Cliquez sur Partager en haut à droite de l’écran.
Sur la fenêtre qui s’ouvre :
- Entrez l’adresse email de la personne avec qui vous souhaitez partager le casting
- Spécifiez la langue dans laquelle l’invitation devrait être envoyée (FR / EN / DE / IT / ES / JA / PT)
- Cliquez sur Partager
- Une invitation accompagnée d’un lien d’accès crypté est alors immédiatement envoyée par mail
FAQ
Le projet de casting auquel votre client accède inclue le logo de la société que vous fournissez dans Votre identité de marque.
Si les données et médias que vous utilisez pour le projet sont conformes au RGPD, celui-ci sera tamponné “GDPR Compliant Casting”.
Les noms des comédiens et titres orignaux des médias sont masqués sur la version du casting de votre client.
Les commentaires que écrivez sont visibles.
Si vous accordez un client des permissions de repartage, il vera les commentaires des personnes avec lesquels il aura partagé le casting.
Les noms des comédiens de voix ne sont pas affichés sur la version streaming du casting à laquelle les clients accèdent.
Les noms des médias et les commentaires, quant à eux, sont visibles sur la version des clients mais peuvent être modifiés avant d’être envoyés au client. Pour cela, cliquez sur Actions à droite du média.
Version du casting à laquelle les clients accèdent en streaming :
Tant que le casting de voix n’a pas été supprimé, les personnes avec qui vous avez partagé le casting peuvent toujours accéder au projet, à moins que vous ne leur retiriez l’accès.
Pour supprimer un accès à un casting :
- Cliquez sur Partager
- Cliquez sur Retirer à côté de l’adresse électronique de la personne dont vous supprimez l’accès
- Confirmez la suppression lorsque vous y êtes invité
Les castings de voix partagés sur Mediartis ne peuvent pas être modifiés par quiconque d’externe à votre organisation. Seuls les utilisateurs de votre compte Mediartis ayant la permission peuvent modifier des castings.
Les castings qui n’incluent que des extraits de voix conformes au RGPD ont le tampon vert “GDPR Compliant Casting” dans le coin en haut à droite de la version streaming du casting à laquelle le client a accès.
Un casting réalisé sur Mediartis répond toujours aux exigences du RGPD. En effet, seuls les extraits audio pour lesquels les consentements des comédiens ont été obtenus peuvent être choisis pour les castings. Il est totalement impossible d’y inclure un extrait non conforme au RGPD.
Dans votre compte Mediartis, cliquez sur Castings.
Sélectionnez le casting souhaité en cliquant sur son nom.
- Cliquez sur le bouton Partager en haut à droite de votre écran.
- Cliquez sur Retirer, à droite de l’adresse email de la personne souhaitée.
- Confirmez son adresse email.
- Validez une fois que c’est fait.
Les castings partagés sur Mediartis sont interactifs ; vos clients peuvent ainsi donner leur avis et noter chaque extrait proposé dans le casting.
Si un casting a été partagé avec plusieurs personnes extérieures à votre organisation, elles ne verront que leurs propres commentaires et notes, et personne d’autre.
Lorsque vous partagez un casting, la version partagée comprend :
- le logo de votre entreprise
- nom du projet
- des propositions pour chaque rôle, avec des extraits audio et vidéo pour chaque comédien voix, avec les noms publics et l’ordre que vous avez choisis
- vos commentaires publics
- une barre de recherche parmi les rôles
- une section pour que les clients commentent et évaluent chaque extrait
Lorsque vos clients évaluent les samples et y ajoutent des commentaires, tout sera automatiquement affiché dans votre interface d’édition du casting.
Vous verrez une moyenne de la note de chaque commentateur et en rouge le nombre de commentaires effectués.
Cliquez sur l’icône des commentaires ou sur les étoiles pour ouvrir le volet des commentaires. Vous verrez l’adresse e-mail de l’auteur, la note attribuée et à quelle heure il a commenté.
Lorsque vous partagez un casting, vous accordez des permissions :
- Standard : peut commenter un casting
- Partageur : peut commenter un casting et le repartager à nouveau
- Validateur : peut commenter, partager et valider un casting
Lorsque vous autorisez les destinataires à repartager ce casting avec leurs propres équipes ou partenaires, cela leur permet à leur tour de collecter leur propre feedback sur le casting. Très pratique si votre contact est un intermédiaire avant le client final !
Cette autorisation de repartage est révocable à tout moment. Pour cela, cliquer sur le bouton “éditer” sur la ligne de votre contact pour changer ses privilèges de repartage, ou supprimez-le complètement de la liste pour lui retirer également tout accès au casting.
Votre PM verra uniquement les retours des personnes à qui il a partagé directement le casting. Il ne verra pas les commentaires des gens à qui ils ont eux mêmes partagé le casting.
C’est pareil pour vos clients ayant reçu une autorisation de partage – ils ne verront que le feedback des personnes avec qui ils ont partagé le casting.
Exemple: Studio A partage un casting avec Christopher et Julie de Studio B. Christopher et Julie partagent le casting avec X personnes de Studio B afin d’avoir leur retour. Christopher verra les retours des personnes avec qui il aura partagé le casting. Julie verra les retours des personnes avec qui elle aura partagé le casting. Studio A ne verra que les commentaires ajoutés par Christopher et Julie.
Projets Multi-Partenaires
Les utilisateurs d’un compte Mediartis peuvent partager des castings avec d’autres utilisateurs Mediartis pour les intégrer dans un même projet principal impliquant plusieurs partenaires (studios, agents, etc.). Le casting final partagé au client n’affichera que le logo de l’organisation qui partage le casting avec le client. Tous les autres logos et les références des autres partenaires ne seront pas visibles.
Les actifs audio des différents partenaires ne sont jamais physiquement partagés avec les autres utilisateurs. Ils sont partagés via des castings en streaming, ce qui permet à chaque partenaire de garder un contrôle total sur ses données à tout moment.
Comme pour le partage de castings classiques, chaque partenaire attribue des permissions d’accès lors du partage d’un Projet Multi-Partenaires. Ces permissions déterminent les usages et autorisations des autres collaborateurs. Les autorisations d’accès peuvent être restreintes et/ou révoquées à tout moment.
Lorsque vos partenaires utilisent des extraits ayant fait l’objet d’un traitement RGPD via Mediartis, le projet qu’ils partagent avec vous est marqué comme “Conforme au RGPD”. Si tous les actifs du projet final ont été mis en conformité, alors le casting livré au client sera aussi marqué comme “Conforme au RGPD”.
La conformité RGPD des castings est suivie de A à Z, depuis leur origine jusqu’au client final.
Lorsque vos partenaires utilisent des extraits ayant fait l’objet d’un traitement RGPD via Mediartis, le projet qu’ils partagent avec vous est estampillé “Conforme au RGPD”. Un projet créé à partir de ces actifs serait donc à son tour estampillé “Conforme au RGPD”, si tous les autres actifs du projets ont eux aussi fait l’objet d’un traitement RGPD.
Vous pouvez créer des castings conformes (estampillés Conformes au RGPD) avec :
- Les données des partenaires mises en conformité au RGPD et Conformes au RGPD sur Mediartis.
- Des données vous appartenant et provenant de la base de données de votre organisation, mises en conformité au RGPD sur Mediartis.
Si la personne qui vous a envoyé le casting ne vous a pas donné au moins les droits de partage, vous ne pourrez pas importer son casting dans l’un de vos castings.
Si vous avez besoin d’utiliser ses actifs dans un nouveau casting, demandez-lui de mettre à jour vos permissions. Elle doit les définir comme Validateur ou Partageur.
Un partenaire vous a envoyé un casting depuis Mediartis, et vous souhaitez utiliser des extraits reçus dans un nouveau casting ou dans un casting déjà existant ?
Lorsque vous affichez le casting reçu, cliquez sur le bouton “Importer le casting” en haut à droite de la page.
Entrez le nom de votre nouveau casting, ou choisissez un casting existant dans lequel vous voulez ajouter les extraits reçus. Confirmez votre choix avec Entrer.
Les castings partagés peuvent être ENTIÈREMENT importés dans dans un nouveau casting ou un casting existant. Tous les rôles et médias (audio et vidéo) assignés aux rôles dans le casting partagé original PEUVENT être inclus dans le casting principal du client et partagés avec leur client final.
Pour choisir quel rôle intégrer dans votre casting, vous pouvez sélectionner “Tous les rôles” pour tous les importer, ou “Certains rôles” et puis les noms des rôles souhaités pour les importer. Pour confirmer la sélection, cliquez sur “Ajouter les rôles”.
Trouvez votre nouveau casting ou casting assemblé dans votre Bibliothèque de casting. Vous pouvez alors l’éditer depuis cette page, ainsi qu’ajouter des extraits depuis votre propre base de médias ou depuis un casting externe.
J’ai un compte Mediartis et j’ai reçu un casting de la part d’un partenaire qui utilise aussi Mediartis. Comment puis-je voir le casting ?
Option 1 : Vous avez reçu un email de la part de votre partenaire contenant un lien. Cliquez simplement sur le lien pour voir le casting.
Option 2 : Pour afficher le casting directement depuis votre Tableau de Bord Mediartis, cliquez sur l’onglet “Casting” puis sur “Castings externes partagés avec moi” et puis sélectionnez le casting souhaité dans la liste.
Paramètres de compte
Mediartis prend très au sérieux la sécurité des données de ses partenaires. Afin de fournir un environnement de sécurité maximale pour le stockage des données, les comptes ne sont pas accessibles avec des mots de passe statiques.
Chaque connexion à un compte nécessite un lien de connexion crypté envoyé par email. Les liens de connexion ne peuvent être utilisés qu’une seule fois.
Pour demander un lien de connexion, cliquez sur S’identifier sur la page d’accueil de Mediartis, et sélectionnez l’un des éléments suivants (un lien de connexion sera envoyé immédiatement par e-mail) :
“J’ai une base de données Mediartis” : https://app.mediartis.com/fr/login
Indiquez le nom du compte (en majuscules et sans espaces) + l’adresse email associée à votre compte d’utilisateur
“Je suis comédien voix” : https://app.mediartis.com/fr/contact
Indiquer l’adresse email associée au profil de contact
“J’ai reçu un casting”: https://app.mediartis.com/fr/castings
Indiquer l’adresse email à laquelle l’organisation a envoyé l’invitation au casting
Il s’agit d’un lien envoyé par email aux utilisateurs pour chaque connexion à la plateforme. Ils le reçoivent lorsqu’ils sont invités à se connecter par un collaborateur de la société, lorsqu’ils en font la demande depuis la page de connexion, ou encore suite à un email automatique envoyé par la plateforme.
Au niveau technique, ce sont des clés d’accès uniques HS 256 générées pour donner l’accès pendant un temps donné aux utilisateurs. Elles expirent automatiquement au bout de 6 jours. Le temps de validité de la session de chaque utilisateur peut être étendu à sa simple demande par un clic sur le compte à rebours situé en haut à droite de son tableau de bord. Ces mesures ont été spécialement conçues pour renforcer la sécurité de votre espace Mediartis.
Pour augmenter la durée de votre session, cliquez sur le compteur (jours / heures / minutes) en haut à droite de la page. Vous pouvez augmenter votre durée de session à un maximum de 2 jours à la fois.
Une fois que vous avez créé votre compte sur Mediartis :
- Choisissez et achetez un abonnement annuel en fonction du nombre de contacts (comédiens) dans votre base de casting
- Ajoutez les informations votre entreprise et les informations sur la TVA
- Ajoutez un mode de paiement – si vous préférez payer par virement bancaire, contactez-nous à team @ mediartis.com
- Téléchargez le modèle Excel d’importation de contacts
- Importez des contacts : Téléchargez sur Mediartis votre modèle Excel d’importation des contacts dûment rempli
- Téléchargez le modèle Excel d’importation de médias
- Confirmez que votre base audio est correctement structurée pour l’importation
- Importez des médias : Téléchargez sur Mediartis votre modèle Excel d’importation de médias complété ainsi que vos fichiers audio dans un fichier zip
- Invitez les membres de votre équipe (collaborateurs) à votre compte
- Ajoutez votre logo et un message personnalisé pour les communications envoyées à vos comédiens inscrits dans le processus de traitement RGPD.
L’adresse email inscrite dans Facturation recevra toutes les alertes du processus RGPD (ex : demande de modification, suppression et correction du profil et des médias d’un comédien de voix, etc.).
Pour changer cette adresse email dans votre compte Mediartis, cliquez sur votre nom de compte dans le coin en haut à droite de l’écran, puis cliquez sur Facturation.
- Cliquez sur le crayon situé à droite de l’écran.
- Dans la section Email, modifiez votre adresse email.
Cliquez sur Modifier.
Collaborateurs
Une licence d’utilisateur est requise pour chaque membre de l’équipe que vous ajoutez à votre compte.
Pour ajouter des membres de l’équipe à votre compte Mediartis, cliquez sur votre nom de compte dans le coin supérieur droit, puis sur collaborateurs.
- Cliquez sur le bouton Ajouter des collaborateurs situé en haut à droite de l’écran.
Fournissez les données suivantes :
- Prénom et nom de famille
- Adresse email
- Attribuez un rôle
- Sélectionnez une langue
Cliquez sur le bouton Inviter.
Les collaborateurs ont des permissions d’accès et d’actions différentes pour la base de castings et les projets de casting selon le rôle qui leur a été attribué. Les rôles peuvent être modifiés à tout moment par les collaborateurs qui en ont la permission, et les modifications sont immédiates.
PERMISSIONS DES COLLABORATEURS SELON LEUR RÔLE :
Propriétaire : peut modifier et accéder à toutes les informations
Administrateur : peut modifier et accéder à toutes les informations
Expert (responsable des bases de données + castings) :
Castings : créer, lire, mettre à jour, supprimer, partager ;
Contacts : créer, lire, mettre à jour, supprimer ;
Contrôles RGPD : lire, mettre à jour ;
Médias : créer, lire, mettre à jour, supprimer ;
Utilisateurs : créer, lire, mettre à jour, supprimer.
Membre (responsable des castings) :
Castings : créer, lire, mettre à jour, partager, supprimer – uniquement si le casting est créé par ce membre ;
Contacts : lire ;
Médias : lire ;
Utilisateurs : créer, lire, supprimer => uniquement les lecteurs.
Invité :
Contacts : lire (conformité RGPD + non sujet au RGPD) ;
Statut du RGPD : lire ;
Médias : lire ;
Castings : accès aux projets lorsqu’ils sont invités à collaborer.
Pour mettre à jour ou révoquer les permissions de vos collaborateurs dans votre compte Mediartis, cliquez sur votre nom de compte dans le coin supérieur droit, puis cliquez sur Collaborateurs.
- Cliquez sur le bouton Ajouter des collaborateurs situé en haut à droite de l’écran.
- Attribuez un rôle au collaborateur.
- Sélectionner la langue.
- Cliquez sur le bouton Inviter.
- Modifiez le rôle du collaborateur en cliquant sur les trois points à droite de son rôle actuel et en sélectionnant son nouveau rôle.
- Retirez l’accès du collaborateur en cliquant sur les trois points à droite de son rôle actuel et en sélectionnant Retirer l’accès.
Quels collaborateurs sont autorisés à modifier les rôles ?
Les propriétaires et les administrateurs de comptes peuvent modifier les rôles des collaborateurs.
Les experts peuvent modifier les rôles des membres et des invités.
Les membres peuvent modifier les rôles des invités.
Les invités ne peuvent pas modifier les rôles des collaborateurs.
Facturation
Dans votre compte Mediartis, cliquez sur votre nom de compte en haut à droite de l’écran, et puis cliquez sur Facturation.
Dans la section Carte de paiement :
- Cliquez sur Valider ou modifier la carte.
- Entrez le nouveau numéro de carte, la date d’expiration et le CVC.
Cliquez sur Valider ou modifier la carte.
Dans votre compte Mediartis, cliquez sur votre nom de compte, en haut à droite de l’écran, puis cliquez sur Facturation.
- Cliquez sur l’icone de crayon, situé à droite de l’écran.
- Dans les Informations de la société, modifiez le numéro de TVA.
Cliquez sur Modifier.
En savoir plus sur la facturation sur Mediartis.
En savoir plus sur comment mettre à jour mon moyen de paiement.
Dans votre compte Mediartis, cliquez sur votre nom de compte dans le coin en haut à droite, puis cliquez sur Facturation.
Faites défiler la page vers le bas jusqu’à la section Factures.
Pour télécharger une facture :
- Repérez la facture que vous souhaitez télécharger dans la liste.
- Cliquez sur l’icone du document dans la colonne PDF Format pour télécharger la facture.
Pour télécharger un reçu :
- Repérez la facture que vous souhaitez télécharger dans la liste.
- Cliquez sur l’icone de nuage dans la colonne Paiement en ligne.
Cliquez sur Télécharger le reçu.
En savoir plus sur la facturation sur Mediartis.
En savoir plus sur comment mettre à jour mon moyen de paiement.
Identité de marque
Le logo de votre société est inclus dans les présentations de casting aux clients ainsi que dans les emails de mise en conformité au RGPD envoyés à vos comédiens.
Pour mettre à jour votre logo dans votre compte Mediartis, cliquez sur votre nom de compte dans le coin en haut à droite de l’écran et cliquez sur Votre identité de marque.
- Cliquez sur le crayon située tout à droite de l’écran, au dessus du logo.
- Cliquez sur Télécharger une nouvelle image.
- Sélectionnez le logo souhaité depuis les fichiers de votre ordinateur.
- Cliquez sur Ouvrir.
Les contacts entrés dans le processus de mise en conformité RGPD reçoivent des emails leur demandant leur consentement pour que leurs données personnelles soient référencées dans une base de casting et partagées dans les castings. Ils reçoivent également des rappels que leurs données personnelles sont en cours de traitement ; des demandes de renouvellement de consentement ainsi que des demandes de consentement pour toutes les modifications de profil et lorsque de nouveaux médias sont ajoutés à leur profil.
Les communications envoyées depuis la plateforme sont :
- Dans la langue parlée spécifiée dans les profils de contact, si elles sont supportées
- Si la langue du contact n’est pas prise en charge, les communications lui sont envoyées en anglais
- Si aucune langue n’est spécifiée, les communications sont envoyées dans la langue de l’entreprise spécifiée dans la section Votre identité de marque
*Langues supportées : Anglais, français, allemand, italien, espagnol (castillan), japonais, portugais (Brésil)
Pour consulter les emails envoyés à vos contacts, connectez-vous à votre compte Mediartis et cliquez sur Modèles d’emails dans la barre de navigation.
En savoir plus sur mon identité de marque sur Mediartis.
En savoir plus sur comment fonctionne le processus de mise en conformité au RGPD sur Mediartis.
IMPORTANT
Votre message personnalisé est inclus dans le premier email envoyé à vos acteurs lors du processus RGPD. Envoyer un message clair de la part de votre société, expliquant pourquoi ils sont contactés par Mediartis en votre nom, contribue fortement au succès de la conformité RGPD de votre base de casting.
Pour mettre à jour dans votre compte Mediartis le message que vous envoyez aux comédiens, cliquez sur votre nom de compte dans le coin supérieur droit de l’écran, puis sur Votre identité de marque.
Cliquez sur le crayon située à droite de l’écran, au-dessus du logo.
Ajoutez votre texte dans le cadran de message en bas de l’écran.
- Cliquez sur Mettre à jour.
Outils de traitement RGPD
Le processus automatique de mise en conformité au RGPD est optionnel et désactivé par défaut. Lorsqu’un contact entre dans un processus RGPD sur Mediartis, le contact et ses médias entrent alors dans un workflow automatique qui inclue :
- Sollicitation, enregistrement et renouvellement de consentement de référencement des informations/données du contact dans la base de casting.
- Rappels de référencement dans les bases de castings envoyés au contact concerné.
- Acheminement et/ou traitement des demandes de modification, de rectification et/ou de suppression des contacts concernés.
Des alertes emails sont envoyées au titulaire du compte lorsque l’un de ses contacts demande la modification, rectification ou suppression de son profil, ses informations ou ses médias.
Les modifications faites sur les profils de contacts (excepté les tags et les notes) ainsi que des nouveaux imports de médias, déclenchent des workflows de sollicitation de consentement.
Les contacts entrés dans le processus de mise en conformité au RGPD de Mediartis entrent dans des flux de travail de mise conformité automatisés. Des emails sont envoyés pour solliciter le consentement des contacts au traitement de leurs données personnelles dans votre base de casting, et ils ont la possibilité d’accéder à leurs données personnelles dans une interface isolée.
Dans leur espace sécurisé, ils peuvent écouter leurs extraits de voix (protégés par des audio watermark pour plus de sécurité) et visualiser leurs autres données personnelles que vous traitez (soit nom, adresse, téléphone, langue, courriel, etc.). Les contacts ont la possibilité d’accepter, de refuser ou de demander des modifications de leurs données personnelles.
Les flux de travail sont déclenchés par des actions, des non-actions et des calendriers stricts de renouvellement du consentement qui aident à maintenir la conformité RGPD de vos données en simplifiant vos obligations GDPR.
En savoir plus sur comment interrompre ou désactiver le processus RGPD ?
En savoir plus sur les outils de traitement RGPD de Mediartis.
VUE D’ENSEMBLE DES CASTING ET DE LA BASE DE DONNÉES
Le tableau de bord donne un aperçu de l’activité de votre compte et de la progression de la conformité de votre base de casting de voix avec le RGPD :
- # Contacts validés : nombre de contacts en conformité RGPD
- # Médias validés : nombre de médias en conformité RGPD
- # Casting partagés
- # Contacts en suppression
- # Médias en suppression
- # Emails envoyés : Nombre de mails envoyés à mes contacts pour le processus de mise en conformité RGPD
- # Contacts Hors zone Euro : Non saisis dans les flux de travail de conformité RGPD
- # Médias Hors zone Euro : Non saisis dans les flux de travail de conformité RGPD
SUIVI DE LA CONFORMITÉ RGPD
% de votre base actuellement conforme au RGPD :
Calcule le nombre de comédiens validés et de médias validés. Exemple : 1 contact validé + 0/9 médias validés = 10% de conformité à la base de données
Prochaine vérification de votre base de données :
- Nouveaux contacts et/ou médias à ajouter aux processus de mise en conformité RGPD
- Statut RGPD des contacts et/ou médias
- Contacts et/ou les médias qui doivent être déplacés au prochain niveau du processus de mise en conformité RGPD
L’état de conformité RGPD des contacts et de leurs médias est visible en temps réel sur les pages Contact et Médias à droite du comédien ou du média.
FILTRER LES CONTACTS ET LES MÉDIAS PAR STATUT RGPD
Dans Contacts et Médias, cliquez sur l’icône de filtre à gauche de STATUT RGPD pour filtrer par différents statuts présents dans votre base de casting.
Sécurité des castings
Si un profil de contact est entré dans le processus de mise en conformité RGPD, le contact et leurs médias ne peuvent être utilisés dans les castings que si les données sont conformes.
En savoir plus sur le fonctionnement du processus de mise en conformité RGPD.
En savoir plus sur les outils de traitement RGPD de Mediartis.
Processus automatique RGPD
Entrez les contacts et les médias dans les processus automatisés de mise en conformité au RGPD en activant le traitement RGPD automatisé.
Les modifications apportées 60 jours après l’activation du traitement RGPD automatisé, y compris les mises à jour de profil et les ajouts de nouveaux médias, déclencheront de nouveaux processus de mise en conformité qui nécessiteront le consentement du contact avant que celui-ci ou son média puisse être utilisé dans les castings.
Les modifications des tags et des notes NE déclenchent PAS de processus de mise en conformité.
Activer le “Traitement automatique RGPD”:
- Sélectionnez le(s) contact(s) en cliquant sur la case à gauche du nom du/des contact(s)
- Cliquez sur “# contacts sélectionnés” au-dessus de la liste de contacts
- Sélectionnez “RGPD – Traitement automatique” dans le menu déroulant
- Confirmez lorsque vous y êtes invité
IMPORTANT
Si un contact est entré dans le traitement RGPD, il ne peut être ajouté à un casting que si ses données (profil + média) sont conformes.
Réglage du processus RGPD: TRAITEMENT MANUEL DU RGPD:
Mettre en pause le traitement RGPD automatique “gèle” les processus de mise en conformité RGPD d’un contact et de ses médias pendant une durée illimitée.
Nous vous recommandons d’utiliser cette fonctionnalité lors de la mise à jour d’un profil de contact et/ou de l’ajout de nouveaux médias, car chaque modification de profil ou de média déclenche de nouveaux processus de mise en conformité au RGPD pour les contacts entrés dans le traitement RGPD (à l’exception des notes et tags de profil).
Note : Les contacts et les médias étant en traitement RGPD manuel ne peuvent pas être utilisés dans les castings.
Paramètres RGPD : HORS EUROPE – RGPD N/A
“Hors Europe – RGPD N/A” désactive les processus RGPD automatiques pour un contact et ses médias.
Les contacts et les médias étant noté comme “Hors Europe – RGPD N/A” peuvent être utilisés dans les castings (ceux-ci ne porteront pas la mention “Casting GDPR Compliant“).
Pour mettre en pause ou désactiver le traitement RGPD automatisé de contacts et de médias, allez sur la page Contacts :
- Sélectionnez le(s) contact(s) en cliquant sur la case à gauche de leur nom
- Cliquez sur “# contacts sélectionnés” au-dessus de la liste de contacts
- Sélectionnez “RGPD – Traitement en attente pour # contact(s)” dans le menu déroulant pour interrompre le traitement
OU
- Sélectionnez “Hors Europe – RGPD N/A pour # contact(s)” dans le menu déroulant pour désactiver le traitement RGPD
- Confirmez lorsque vous y êtes invité
Dans votre compte Mediartis, allez sur la page Contacts.
L’état de conformité RGPD est indiqué en temps réel à droite du nom du comédien.
Les utilisateurs peuvent filtrer tous les contacts par statut RGPD en cliquant sur l’icône de filtre à gauche de “Statut GDPR” et en sélectionnant les différents statuts actuellement actifs dans votre base de casting.
En savoir plus sur comment fonctionne le processus de mise en conformité au RGPD.
En savoir plus sur les outils de traitement RGPD de Mediartis.
Vous avez la possibilité d’entrer ou non les contacts et leurs médias dans le processus de mise en conformité au RGPD. Une fois que vous avez importé ou créé un contact, vous pouvez le faire entrer dans le processus RGPD automatisé ou bien vous pouvez spécifier qu’il n’est pas soumis au RGPD.
Si un contact est entré dans le processus RGPD, son profil et le média que vous souhaitez utiliser dans un casting doivent être conformes – les dispositifs de la plateforme n’accepteront pas l’utilisation de données non conformes dans les projets.
En savoir plus sur quels scénarios sont soumis au RGPD.
En savoir plus sur les outils de traitement RGPD de Mediartis.
Les contacts entrés dans le traitement RGPD de Mediartis ont un accès permanent à une interface qui indique que leurs données personnelles sont traitées par votre société. Il s’agit de données personnelles “traditionnelles”, telles que le nom, le pseudo, le téléphone, l’adresse, l’email, la date de naissance, etc., figurant dans leur profil (à l’exception des Notes & Tags), ainsi que leurs extraits de voix (couverts par des audio watermarks pour plus de sécurité).
Interface de contact “Mes infos”
Interface de contact “Mes médias”
NOTES:
– Les médias ne peuvent pas être téléchargés depuis Mediartis et sont couverts par des audio watermarks pour plus de sécurité.
– Cliquez sur Audio watermark dans la page Médias pour écouter les versions audio couvertes par des audio watermarks auxquelles vos contacts accèdent dans leur interface.
En savoir plus sur pourquoi ne puis-je pas ajouter un média à un casting.
En savoir plus sur les outils de traitement RGPD de Mediartis.
Les contacts entrés dans le processus RGPD automatisé ont accès à une interface avec leurs données personnelles référencées dans votre base de casting, y compris leurs informations de profil (à l’exception des Tags et Notes) et leurs médias (couverts par un audio watermark pour plus de sécurité).
Si un contact demande des modifications de ses données, son statut RGPD passe à “Modification demandée” et le comédien et ses médias ne peuvent pas être utilisés dans les castings jusqu’au moment où les modifications seront réalisées.
Des alertes emails automatisées détaillant les demandes de contact sont envoyées au propriétaire du compte.
Si un contact demande la suppression de ses données, son status RGPD passe à “Rejeté” et le comédien et ses médias ne peuvent plus être utilisés dans les castings.
Un email est envoyé au propriétaire du compte pour signaler la demande de suppression. Soit il supprime les données manuellement, soit la plateforme supprime les données dans la limité accordée par le RGPD (un compteur indique le délai restant avant la suppression).
Si l’organisation garde ces données hors de la plateforme, elle doivent être supprimées dans les trente jours suivant la demande de suppression.
En savoir plus sur l’interfaces de mes contact sur Mediartis.
En savoir plus sur les droits des comédiens en terme de RGPD.
En savoir plus sur les outils de traitement RGPD sur Mediartis.
Non, les contacts ne peuvent pas télécharger ou transférer des médias à partir de leur interface sur Mediartis.
Les médias auxquels vos contacts accèdent dans leur interface sont également marqués par des audio watermarks pour plus de sécurité.
Pour écouter les versions des médias protégées par des audio watermarks, allez dans Médias, cliquez sur Audio watermark en haut à droite de la liste des médias et sélectionnez l’icone de lecture d’un média.
En savoir plus sur comment les extraits sont-ils protégés.
En savoir plus sur les outils de traitement RGPD de Mediartis.
Pour mettre à jour la langue par défaut des emails du traitement RGPD envoyés à vos contacts depuis votre compte Mediartis, cliquez sur votre nom de compte dans le coin supérieur droit, puis sur Votre identité de marque.
- Cliquez sur l’icône de crayon située au-dessus du logo à droite de l’écran.
- Sélectionnez la langue souhaitée dans “Langue de correspondance avec vos contacts”.
Cliquez sur Mettre à jour.
Notes:
*Si vous ne sélectionnez pas une langue par défaut, toutes les communications RGPD seront envoyées en anglais lorsque la langue spécifiée dans le profil d’un contact n’est pas supportée par la plateforme.
**Les langues suivantes sont actuellement disponibles pour les communications GDPR : Anglais, français, italien, espagnol, allemand, portugais (brésilien) et japonais.
En savoir plus sur comment modifier le message que notre société envoie aux comédiens de voix ?
En savoir plus sur les outils de traitement RGPD de Mediartis.
Pour valider vos données dans la base de casting de cette société, rendez-vous sur l’email que vous avez reçu et localisez le bouton vert intitulé “Accéder à mes données” et cliquez dessus. Si le lien a expiré ou vous ne retrouvez pas votre email, référez-vous au Cas n°2 ci-dessous. Vous pouvez accéder à votre espace personnel à tout moment afin de valider vos données depuis ce portail. Entrez-y votre adresse email et cliquez sur “Obtenir votre lien de connexion”. Consultez ensuite votre boite mail et localisez l’email envoyé par Mediartis (vérifiez dans vos spams si besoin). Cliquez ensuite sur le lien présent dans l’email pour accéder à vos données (voir cas n°1). Assurez-vous bien qu’il s’agisse de l’adresse email que vous avez fournie à la société de production détenant vos données. Si ce n’est pas la bonne adresse, vous ne pourrez pas accéder à votre compte. Contactez-la directement si vous souhaitez connaitre l’adresse entrée dans Mediartis. Cliquez sur le nom de la société pour laquelle vous souhaitez valider vos données. Si vous avez besoin d’aide sur comment voir et valider vos données personnelles sur Mediartis, rendez-vous sur cet article d’aide. Si vous avez besoin d’aide sur comment vous connecter sur Mediartis, rendez-vous sur cet article d’aide. Cliquez sur le nom de la société pour laquelle vous souhaitez valider vos données. Dans MES MÉDIAS, vous pouvez écouter les données voix détenues par la société. Vous pouvez choisir parmi les 3 options suivante : Si vous souhaitez fournir des extraits supplémentaires à l’organisation pour sa base de casting, veuillez la contacter directement. Dans l’onglet RECAPULATIF vous avez un aperçu des choix que vous avez faits concernant vos données. Cliquez sur le bouton bleu “Sauvegarder vos choix et quitter” pour valider. Si vous avez fait une erreur ou souhaitez modifier vos choix, vous pouvez retourner dans les étapes précédentes en cliquant sur “Mes infos” ou “Mes Médias”. Si vous avez besoin d’une aide plus spécifique pour consulter ou valider vos données, contactez-nous via le chat de discussion instantanée ou par email à team@mediartis.com. Si vous souhaitez en savoir plus sur Mediartis et pourquoi les sociétés de production s’en servent, consultez cette page.
Valider ses données personnelles
ETAPE 1 – Obtenez votre lien de connexion
CAS n°1 – Vous avez reçu un email d’une société avec qui vous travaillez vous demandant la validation de vos données dans leur base de casting gérée sur Mediartis
Cas n°2 – Vous n’avez pas reçu d’email mais souhaitez valider vos données OU le lien de connexion n’est plus valide
ETAPE 2 – Sélectionnez la société
ETAPE 3 – Voir et valider mes données personnelles
ETAPE 1 – Connectez-vous sur Mediartis
ETAPE 2 – Sélectionnez la société
ETAPE 3 – Vérifiez vos informations de contact dans MES INFOS
ETAPE 4 – Vérifiez les fichiers audio et vidéo dans MES MEDIAS
ETAPE 5 – Vérifiez vos choix dans RECAPULATIF
Pour voir et commenter le casting, rendez-vous sur l’email que vous avez reçu et localisez le bouton vert intitulé “Accéder au casting” et cliquez dessus. Si le lien a expiré ou vous ne retrouvez pas votre email, référez-vous au Cas n°2 ci-dessous. Vous pouvez accéder à votre espace personnel à tout moment afin de valider vos données depuis ce portail. Entrez-y votre adresse email et cliquez sur “Obtenir votre lien de connexion”. Consultez ensuite votre boite mail et localisez l’email envoyé par Mediartis (vérifiez dans vos spams si besoin). Cliquez ensuite sur le lien présent dans l’email pour accéder à vos données (voir cas n°1). Assurez-vous bien qu’il s’agisse de l’adresse email à laquelle votre fournisseur à partagé le casting. Si ce n’est pas la bonne adresse, vous ne pourrez pas accéder au casting et laisser vos commentaires. Contactez votre fournisseur directement si vous souhaitez connaitre l’adresse entrée dans Mediartis. Cliquez sur le nom de la société pour laquelle vous souhaitez voir le casting. Si vous avez besoin d’aide sur comment voir et valider un casting sur Mediartis, rendez-vous sur cet article d’aide. Si vous avez besoin d’aide sur comment vous connecter sur Mediartis, rendez-vous sur cet article d’aide. Cliquez sur le nom du casting que vous souhaitez consulter parmi la liste. Vous pouvez trier cette liste par société vous l’ayant envoyé, date de création, etc. Sur la page du casting, vous trouverez les informations suivantes : Comment commenter un extrait ?
Envoyer ses commentaires sur un casting
ETAPE 1 – Obtenez votre lien de connexion
CAS n°1 – Vous avez reçu un email de votre fournisseur vous demandant la validation d’un casting sur Mediartis
Cas n°2 – Vous n’avez pas reçu d’email OU le lien de connexion n’est plus valide
ETAPE 2 – Sélectionnez la société
ETAPE 3 – Voir et valider le casting
ETAPE 1 – Connectez-vous sur Mediartis
ETAPE 2 – Sélectionnez le casting
ETAPE 3 – Consultez et commentez le casting
Contacter le support client
Le support de Mediartis est toujours disponible pour répondre à vos questions. Peu importe si elles viennent de nos clients, ou de toute personne impliquée dans les processus de conformité et de casting.
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