Mise en place de la base de données

Les utilisateurs doivent créer des profils de contact (freelances et artistes) avant de télécharger leurs médias sur leur compte. Le fait de fournir autant d’informations que possible sur les contacts et les médias optimisera les fonctions de recherche une fois que les données auront été importées.

• Préparer et importer les données de contact par lot
• Compléter le modèle d’importation de contacts
• Préparer les médias pour l’importation par lots
• Compléter le modèle d’importation de médias
• Générer des chemins d’accès aux fichiers multimédias pour l’importation par lots
• Importer les médias par lot

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Cette FAQ explique comment préparer et importer de manière optimale vos données de contacts dans votre compte Mediartis par lot.

Dans Mediartis / Contacts / Importer mes contacts

Téléchargez le modèle Excel d’import de contacts ici ou dans Contacts / Importer mes contacts.

Données obligatoires pour la création de profils de contact : Prénom, nom, adresse e-mail

Remplir le modèle d’importation

Les données que vous fournissez dans ce modèle généreront automatiquement des profils de contact recherchables. Fournissez autant d’informations que possible pour une gestion optimale des données et des résultats de recherche.

Les données suivantes (non exhaustives) peuvent être incluses dans votre importation :

• Prénom, nom, pseudo
• Téléphone, adresse, email
• Date de naissance
• Notes
• Tags
• Langues parlées – accents – niveau
• Liens URL
• Alertes
• Informations sur les agents
• Union
• Taux minimaux
• Méthodes de paiement
• Tessiture parlée
• Tessiture chantée
• Âges joués
• Informations sur l’enregistrement : sur site / home studio
• Profession (comédien, traducteur, sous-titreur, danseur, chanteur, VFX, sound-mixer, etc.)
• Catégorie (professionnelles) (publicité, jeux vidéo, doublage, juridique, ballet, hip hop, opéra, etc.)

IMPORTANT : Utilisez les TAGS pour catégoriser vos données si les champs de données Mediartis ne proposent pas vos critères. Exemple : EN-FR, EN-IT, FR-DE, Project1532, etc.

*Voir le modèle d’importation pour la liste complète et les formats de données requis.

Importer vos contacts

Une fois complété, glissez-déposez le modèle dans la boîte de téléchargement ou cliquez sur la boîte de téléchargement et téléchargez le modèle à partir de votre ordinateur.

Mediartis effectue automatiquement un contrôle préalable du fichier afin d’identifier les erreurs. Si des erreurs sont détectées, cliquez sur la bulle d’information à côté des contacts associés pour obtenir des détails. Vous pouvez toutefois terminer le téléchargement pour les autres contacts et gérer les erreurs par la suite.

Après le contrôle préalable de la plate-forme, cliquez sur Ajouter des contacts pour terminer l’importation.

Une fois vos contacts importés, vous pouvez télécharger les médias associés. Voir FAQ Importer des médias pour plus de détails.

Créer un contact

Dans Mediartis / Contacts / Créer un contact

Les données que vous fournissez dans les profils de contact sont intégrées dans votre moteur de recherche, ainsi en fournissant le plus d’informations possible, vos équipes auront un accès plus rapide à des profils de talents pertinents.

Certains champs ne sont pas visibles si les données correspondantes n’ont pas été spécifiées (par exemple, les styles de chant ne sont pas visibles dans ‘catégories’ si ‘chanteur’ n’a pas été spécifié dans ‘professions’).

IMPORTANT ! Vous devez cliquer sur ‘Valider‘ pour enregistrer les langues parlées, les accents, les niveaux d’accents, les adresses électroniques, les liens, le téléphone, les adresses, les informations sur l’agent et les données tarifaires.

Sauvegardez vos modifications lorsque vous avez terminé en cliquant sur l’icône verte “sauvegarde”.

CONSEIL : Utilisez les TAGS pour fournir des données qui ne sont pas prises en charge par les champs existants.

Supprimer un contact

Pour supprimer un contact, allez dans Contact.

• Sélectionnez le contact que vous voulez supprimer.
• Cliquez sur # contacts sélectionnés en haut de la liste des contacts.
• Sélectionnez Supprimer # contacts depuis le menu déroulant
• Confirmez lorsque vous y êtes invités.

Attention !
Les suppressions de contacts ne peuvent pas être annulées.

Mediartis utilise les adresses e-mail comme identifiants de contact. Les contacts en double sont reconnus par l’adresse e-mail fournie lors de l’importation ou lors de la création de contacts individuels. Les doublons ne sont pas enregistrés et les données ne peuvent pas être fusionnées.

Si vous importez plusieurs fois le même contact avec des adresses e-mail différentes, il ne sera pas reconnu comme un doublon et un nouveau profil de contact sera généré.

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Cette FAQ explique comment votre base de données de médias audio et vidéo doit être structurée et préparée de manière optimale pour être importée dans votre compte Mediartis. Voir la FAQ détaillée “Importer des médias“.

Configuration du dossier principal

• Créez un dossier principal.
• À l’intérieur du dossier principal, créez des sous-dossiers pour chaque contact en utilisant leur nom (identique à celui de leur profil).
• Ajoutez les fichiers multimédias aux sous-dossiers dédiés aux contacts.
• Les noms des médias n’ont pas obligatoirement besoin d’inclure le nom du contact.

Compléter le modèle d’importation

• Téléchargez le modèle Excel d’importation de médias ici ou dans Mediartis / Médias / Importer des médias.
• Enregistrez le modèle à la racine de votre dossier média principal.

Complétez le modèle avec :

• Les noms et prénoms des contacts correspondants.
• Autant d’informations que possible pour chaque média afin d’optimiser les résultats de recherche après l’importation. Fournir des tags pour les données non proposées par les champs de données Mediartis existants dans le modèle.
• Liste des fichiers médias à importer – 1 fichier par ligne (voir FAQ “Générer les PATH-médias” pour des instructions détaillées sur l’exportation de ces données par lot).
• Fichier *PATH spécifique pour chaque média (voir FAQ FAQ “Générer les PATH-médias” pour des instructions détaillées sur la génération de PATHS par lot). Les PATHS de fichiers correspondent aux chemins d’accès aux fichiers médias à partir du dossier racine.

Compression du dossier principal dans un fichier Zip

• Sélectionnez le dossier principal de la base de casting
• Cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez “Compresser NOM DE LA BASE DE DONNEES”.

Une fois que votre dossier est compressé dans un fichier Zip, vous êtes prêt à l’importer.

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Cet article va vous aider à formater le modèle d’importation des médias (disponible ici) avec les chemins (PATHs) des médias que vous téléchargerez avec vos fichiers média. Le modèle complété ressemblera à ceci :

Comment générer le chemin (PATH) d’un fichier ?

Vous aurez besoin d’un complément Excel ou d’un logiciel dédié qui simplifie la création de plusieurs listes de fichiers chemins (PATHs). Dans cet article, nous utilisons “FilelistCreator” disponible gratuitement ici.

GLISSEZ ET DEPOSER votre dossier principal dans FilelistCreator

Définissez les paramètres suivants :

• Sélectionnez “Fichiers” dans Inclure
• Sélectionnez “Chemin” dans Colonnes
• Sélectionnez “Excel Tableur XLSX” dans Format d’exportation
• Copiez le Chemin (PATH) en cliquant sur “Presse-papiers“

Comment modifier le chemin (PATH) des fichiers pour le modèle ?

COLLEZ (ctrl + v) les chemins (PATHs) dans le document Excel medias-template.xlsx (à partir de la cellule 2A)

Dans la cellule 2A :

SÉLECTIONNEZ et COPIER (ctrl + c) le chemin des données (PATH) depuis le début jusqu’au nom du fichier principal média (nommé Casting Database dans l’exemple ci-dessous) :  

• SÉLECTIONNEZ la colonne A
• OUVREZ la fenêtre de recherche (ctrl +f)
• COLLEZ le texte de votre presse-papier dans le champ de recherche (ctrl + v)
• CLIQUEZ sur « Remplacer »
• LAISSEZ le champ « Remplacer par » vide
• CLIQUEZ sur « Remplacer tout »

• SÉLECTIONNEZ la Colonne A et COPIER (ctrl +c)
• SÉLECTIONNEZ la Colonne C and COLLER (ctrl + v)

• SÉLECTIONNEZ la Colonne A et OUVREZ la fenêtre de recherche (ctrl +f)
• INSÉREZ le nom de votre dossier principal et «/» après le nom (sans espaces) dans la fenêtre de recherche « Rechercher » 

(exemple: «Casting Database/» )

• CLIQUEZ sur « Remplacer »

LAISSEZ « Remplacer par » vide et CLIQUEZ sur « Remplacer tout »

• SÉLECTIONNEZ la Colonne A et OUVREZ la fenêtre de recherche  (ctrl +f)
• INSÉREZ une barre oblique et une astérisque « /* » (sans guillemets ou espaces) dans la fenêtre de recherche 
• CLIQUEZ sur « Remplacer »
• LAISSEZ sur « Remplacer par »  vide
• CLIQUEZ sur « Remplacer tout »

• SÉLECTIONNEZ la Colonne A et COPIER (ctrl + c)
• COLLER LE TEXTE dans Colonne B (ctrl + v)

• SÉLECTIONNEZ la Colonne A 
• OUVREZ la fenêtre de recherche (ctrl +f)
• INSÉREZ un espace + astérisque « * » (sans guillemets ou espaces) dans la fenêtre de recherche
• CLIQUEZ sur « Remplacer »
• LAISSEZ le champ « Remplacer par » vide
• CLIQUEZ sur « Remplacer tout »

• SÉLECTIONNEZ la Colonne B et OUVREZ la fenêtre de recherche (ctrl +f)
• INSÉRER une astérisque + espace « * »  (sans guillemets ou espaces) dans la fenêtre de recherche 
• CLIQUEZ sur « Remplacer »
• LAISSEZ le champ « Remplacer par » vide
• CLIQUEZ sur « Remplacer tout »

Votre document medias-template.xls est prêt pour importer. Ne surtout pas modifier les en-têtes du modèle. Sauvegardez-le à la racine du dossier, au même niveau que vos répertoires de contacts.

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Dans votre compte Mediartis, allez dans la page Médias et cliquez sur Import médias.

Les médias peuvent être importés pour plusieurs comédiens à la fois en utilisant le modèle d’importation de Mediartis, ou ajoutés par glisser-déposer individuellement pour chaque comédien.

Les médias importés doivent pouvoir être associés à un contact déjà existant. Créez le profil du contact avant d’essayer d’importer ses médias.

Avant de faire un import par lot

• Confirmez que les contacts pour lesquels le média sera associé ont été créés.
• Vous devez disposer des autorisations Créer pour importer des médias dans Mediartis.
• Structurez vos fichiers d’importation (voir encadré jaune ci-dessous).
• Complétez le modèle d’importation de médias avec autant d’informations que possible pour garantir une recherche optimale dans votre base. Fournissez au minimum le prénom, le nom et le PATH du média (voir encadré jaune ci-dessous). Chargez le modèle dans Médias / Import médias.
• Les médias et le modèle d’importation doivent être compressés dans un fichier zip.

Instructions complémentaires détaillées :

Voir la FAQ ‘Structurer la base média pour l’import par lot‘
Voir la FAQ ‘Générer les PATH-médias pour l’import par lot‘

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Importer un lot de médias vers plusieurs contacts

• Glissez & déposez le fichier zip compressé dans la zone d’importation ou chargez le zip depuis votre ordinateur.
• Glissez et déposez votre fichier zip dans la zone d’importation de gauche OU cliquez sur la zone d’importation pour télécharger le fichier zip depuis votre ordinateur.
• Patientez pendant que vos fichiers sont extraits du fichier zip, puis vérifiez si le rapport d’importation comporte des erreurs (si tel est le cas, effectuez les modifications nécessaires et importez à nouveau votre fichier).
• Cliquez sur “Ajouter ces médias à ma base de données” afin de confirmer l’import.

IMPORTANT:

• Le fichier Zip DOIT contenir le “medias-template.xlsx” complété et les sous-dossiers nommés par Contact avec leurs médias à l’intérieur.
• Confirmez que le nombre d’entrées trouvées correspond au nombre de médias que vous téléchargez.
• Si vous avez des messages d’erreur, cliquez sur l’icône d’erreur pour en voir la cause.
• Les erreurs sont souvent causées par une faute d’orthographe dans le nom du contact.

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Importer des médias vers un seul contact

• Sélectionnez le nom du contact depuis le menu déroulant dans la partie de droite
• Sélectionnez les fichiers depuis votre ordinateur
• Glissez-déposez le fichier du média dans la zone d’importation ou Importez le fichier depuis votre ordinateur
• Confirmez l’importation une fois que Mediartis aura fait sa vérification préalable nécessaire à l’import

Vérifiez que vous avez préalablement importé ou créé des contacts dans votre base avant de procéder à l’import de vos médias. Sans cette étape, les médias ne peuvent pas être associés à un contact.

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La catégorisation et le tagging des contacts et des médias peuvent être effectués lors de leur import, ou a posteriori. La catégorisation et les tags sont essentiels pour optimiser l’organisation des données et les résultats de recherche.

NOTES – Si les champs de données proposés par Mediartis ne contiennent pas les filtres dont vous avez besoin, ces données peuvent être ajoutées sous forme de tags séparés par des virgules “,” dans la section Tags des détails des contacts et médias, et dans la colonne Tags des modèles d’import par lot. Voir la FAQ Utilisation des tags pour plus d’informations.

Découvrez ci-dessous quelques-unes des catégorisations de contacts & médias disponibles sur Mediartis :

Données de contact:

• Nom, prénom, pseudo
• Téléphone, adresse, email
• Date de naissance
• Mots clés
• Langues parlées, accents, niveau
• Liens URL
• Alertes
• Agent
• Syndicat
• Tarifs mini, unité, devise
• Méthodes de paiement
• Tessiture parlée
• Tessiture chantée
• Âges joués
• Infos d’enregistrement : sur site / home studio
• Métiers : doubleur, traducteur, sous-titreur, danseur, chanteur, VFX, mixeur son, etc.
• Catégories (professionnelles) : publicité, jeu vidéo, doublage, juridique, ballet, hip hop, opéra, etc.

Données médias :

• Métiers : doubleur, traducteur, sous-titreur, danseur, chanteur, VFX, mixeur son, etc.
• Catégories (professionnelles) : publicité, jeu vidéo, doublage, juridique, ballet, hip hop, opéra, etc.
• Langue
• Genre
• Tessiture parlée
• Tessiture chantée
• Âge joué
• Secteur
• Émotion

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CATÉGORISATION – PENDANT L’IMPORT PAR LOT DES CONTACTS & MÉDIAS

Téléchargez les modèles d’import dans les sections Importer des médias / Importer des contacts ou directement ici : Contacts / Médias.

Voir la FAQ Préparer et importer les données de contact par lot, et la FAQ Préparer les médias pour l’import par lot pour plus d’informations.

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CATÉGORISATION – DANS LE PROFIL DÉTAILLÉ DU CONTACT

• Cliquez sur l’icône “stylo” à côté de “Détails du contact” pour modifier le profil.
• Enregistrez les modifications une fois terminé.

NOTES

Certains champs ne sont pas visibles si les données correspondantes n’ont pas été précisées (exemple : la tessiture chantée n’est pas visible dans les catégories si le métier “Chanteur” n’a pas été coché).

Si les champs de données proposés par Mediartis ne contiennent pas les filtres dont vous avez besoin, ces données peuvent être ajoutées sous forme de tags séparés par des virgules “,” dans la section Tags.

IMPORTANT – Vous devez cliquer sur “Sauvegarder” pour enregistrer les langues parlées, les niveaux d’accents, les adresses e-mail, les liens, le téléphone, les adresses, les informations sur les agents et les tarifs.

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CATÉGORISATION – DANS LA BARRE LATÉRALE DU CONTACT / MÉDIA

Les options de catégorisation dans la barre latérale ne sont pas aussi complètes que celles présentées dans le profil complet du contact.

• Cliquez sur l’icône “tag” (en bas à droite) pour ouvrir la barre latérale
• Cliquez sur l’icône “cadenas” (en haut à droite) pour modifier
• Cliquez sur l’icône “disquette” (en haut à droite) pour enregistrer les modifications

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Les tags sont utilisés pour catégoriser les contacts et optimiser les résultats de recherche dans la base de casting. Utilisez-les pour créer des sélections de talents ou fournir des informations non prises en charge par les champs existants.

TAGUER LES CONTACTS

Lors de l’import de contacts par lot, un nombre illimité de tags peut être inclus dans le modèle d’import de contacts, séparés par des virgules “,” dans la colonne Tags.

Des tags peuvent être ajoutés directement aux profils des contacts, via leur profil détaillé, ou via le mini profil dans la barre latérale. Pour plus d’informations, consultez la FAQ A propos des profils des contacts.

TAGUER LES MÉDIAS

Lors de l’import de médias par lot, un nombre illimité de tags peut être inclus dans le modèle d’import de médias, séparés par des virgules “,” dans la colonne Tags.

Des tags peuvent être ajoutés directement aux médias après l’import, via la barre latérale “Détails du média”. Pour plus d’informations, consultez la FAQ Catégoriser contacts & médias.

NOTE – Les tags (et les notes) ne déclenchent pas de processus supplémentaires de mise en conformité au RGPD pour les contacts déjà entrés dans le processus, et ne sont pas non plus visibles dans l’interface de contact.

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Dans Mediartis / Contacts, vous pouvez rechercher et parcourir vos propres profils de freelances et d’artistes et également y inclure les talents de Voxing Pro.

RECHERCHE SIMPLE

Utilisez la barre de recherche pour effectuer des recherches rapides par mots-clés : nom, pseudo, téléphone, courriel, tag du profil et notes.

Cliquez sur les filtres d’en-tête pour accéder à différentes vues (tri par nom / sexe / pays / langues parlées / statut RGPD).

Pour inclure les profils de talents voix issus de Voxing Pro dans vos recherches, il vous suffit de sélectionner cette option en haut de la page.

BARRE LATÉRALE DE RECHERCHE

Cliquez sur “Filtres de recherche” (en haut à gauche) ou sur l’icon “loupe” (en bas à droite) pour ouvrir la barre latérale du filtre de recherche.

VOIR LES PROFILS DE TALENTS

• Pour ouvrir un résumé du profil d’un contact, cliquez sur l’icon de ‘tag’ (en bas à droite).
• Pour ouvrir le profil complet du contact, cliquez sur l’icon de silhouette (à côté du nom du contact).

Pour plus de détails sur comment modifier les profils, consultez la FAQ Voir & modifier les profils des contacts.

ACCÉDER AUX MÉDIAS DES TALENTS

• Cliquez sur l’icon “note de musique” (à côté du nom du contact) pour ouvrir la liste de ses médias et lire les fichiers.

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Dans la page Médias, vous pouvez rechercher et parcourir vos propres médias, et également choisir d’inclure les médias de casting voix Voxing Pro (1 500 acteurs internationaux et 21 000 échantillons de voix) dans vos recherches. Sélectionnez simplement cette option en haut de la page Médias pour voir les intégrer aux résultats.

Pour rechercher des médias, utilisez la barre de recherche pour des recherches rapides par nom de fichier, tags et notes, prénom ou nom du talent, pseudo, téléphone, email…

Cliquez sur “Filtres de recherche” (en haut à gauche) ou sur l’icône “loupe” (en bas à droite) pour ouvrir la barre latérale des filtres de recherche et effectuer une recherche par sexe, secteur, métier, expérience, langue, accent, statut, adresse, tessiture parlée et chantée, âge de la voix et bien plus encore ! Les résultats de recherche se mettent à jour en temps réel.

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Les profils de contacts peuvent être créés par lot ou individuellement, et sont accessibles à partir des sections Contacts et Médias.

Depuis la page Contacts

• Cliquez sur l’icon “Profil” (à côté du nom du talent) pour ouvrir le profil complet.
• Cliquez sur “Editer” (icon crayon) pour apporter des modifications.
• Cliquez sur “Sauvegarder”(icon disquette) pour enregistrer vos modifications.
• Cliquez sur le bouton “Liste des médias du contact” (en haut à droite) pour accéder à ses médias.

Depuis la page Médias

• Cliquez sur l’icon “tag” (en bas à droite).
• Cliquez sur le cadenas pour modifier le profil.
• Cliquez sur “Sauvegarder”(icon disquette) pour enregistrer vos modifications.

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Le navigateur média s’ouvre lorsque vous lancez la lecture d’un média ou en cliquant sur la barre de navigation en bas à droite de l’écran.

Dans le navigateur média, vous pouvez :

• Ajouter un média en cours de lecture directement à un casting existant ou à un nouveau casting.
• Ouvrir la barre latérale pour afficher et modifier les filtres de recherche, le profil du talent et les données des médias.
• Écouter des fichiers audio
• Regarder des vidéos dans le lecteur multimédia intégré
• Aiguiller les médias d’un talent
• Lecture aléatoire des médias des résultats de la recherche de talents
• Naviguer facilement entre les talents et les médias précédents et suivants

Seuls les utilisateurs avec les permissions “Propriétaire”, “Administrateur” et “Expert” peuvent télécharger les médias d’un compte.

Pour télécharger depuis la page “Médias” :

• un média : cliquez sur l’icon de téléchargement situé à l’extrémité de la ligne du média
• plusieurs médias : sélectionnez les médias souhaités puis dans le menu d’actions cliquez sur “Télécharger”.

Les contacts ne peuvent pas télécharger ou transférer les médias depuis leur interface. Un watermark audio et visuel est appliqué en surimpression sur le média original pour empêcher toute appropriation ou enregistrement.

Les clients ne peuvent télécharger les médias présents dans les castings qu’ils reçoivent, mais peuvent repartager le casting reçu via streaming s’ils en ont reçu l’autorisation.

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Mediartis offre à ses utilisateurs un accès à une base de 1 500 artistes voix internationaux, présélectionnés par ses soins. L’accès est inclus dans tous les plans d’abonnement de Mediartis, et les utilisateurs contactent et négocient directement avec les artistes.

Rechercher parmi les profils Voxing Pro

Dans Mediartis / Contacts :

• Sélectionnez “Inclure les contacts de Voxing Pro”.
• Ouvrez les filtres de recherche, spécifiez vos critères.
• Ouvrez la barre latérale des détails pour voir un aperçu des profils.
• Cliquez sur l’icon de silhouette pour voir le profil complet.
• Cliquez sur “VP” pour ouvrir la page Voxing Pro du talent (CV, photos, etc.).
• Cliquez sur les informations masquées pour visualiser leur numéro de téléphone et leur adresse mail.

Rechercher parmi les médias Voxing Pro, et ajouter ces extraits à un casting

Dans Mediartis / Médias :

• Sélectionnez “Inclure les contacts de Voxing Pro”.
• Ouvrez les filtres de recherche, spécifiez vos critères.
• Ouvrez la barre latérale des détails pour voir un aperçu des profils.
• Sélectionnez les fichiers de votre choix dans la liste des médias.
• Cliquez sur “Ajouter au casting”.
• Ajoutez-les à un casting / rôle existant, ou créez-en des nouveaux.
• Validez vos choix.

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CréATION

Les nouveaux castings peuvent être créés depuis la page Castings ou directement depuis la page Médias.

Pour créer un casting depuis la page Castings :

• Cliquez sur “Créer un casting” (en haut à droite).
• Nommez le casting et confirmez.

Pour créer un casting depuis la page Médias :

• Sélectionnez le média et cliquez sur “Ajouter au casting“.
• Nommez le casting et appuyez sur “Entrée”.
• Nommez le rôle et appuyez sur “Entrée”.
• Rendez-vous sur la page “Castings” pour finaliser le projet.

PERSONNALISATION

• Invitez votre équipe en cliquant sur “Inviter des collaborateurs“.
• Créez des rôles manuellement ou pré-formatez votre projet à l’aide du modèle Excel “Importer des rôles” (voir FAQ Créer et importer des rôles pour plus de détails). Remarque : Incluez les codes de langue dans les noms de rôle pour une navigation plus rapide (ex Jane EN / Jane FR / Jane IT…)
• Ajoutez des médias au casting (voir FAQ Ajouter des médias pour plus de détails).
• Personnalisez l’ordre des médias dans le casting par glisser-déposer.
• Les noms des talents et des titres des médias sont automatiquement masqués dans les versions partagées à vos clients. Cependant, ces informations peuvent être personnalisées (voir ci-dessous) (voir la FAQ Version client des castings pour plus d’infos).
• Écrivez des commentaires publics pour les versions client.

MODIFICATION

• Modifiez le nom du casting
• Modifiez le nom des rôles
• Supprimez des rôles (cliquez sur Supprimer à droite du rôle à supprimer)
• Modifiez le titre du média (cliquez sur Actions puis Modifier)
• Ajoutez des commentaires (cliquez sur Actions puis Modifier)

SUPPRession

Pour supprimer un casting, accédez à Castings, cliquez sur Actions à l’extrême droite de la ligne faisant référence au projet, puis cliquez sur Supprimer. Les suppressions ne peuvent pas être annulées.

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Vous pouvez pré-formater le casting avec une liste de rôles grâce au modèle d’importation, ou créer des rôles un par un. De nouveaux rôles peuvent être ajoutés ultérieurement en important un autre modèle, ou en créant les rôles un par un.

OPTION 1 – IMPORTER UNE LISTE DE RÔLES DANS UN CASTING

Téléchargez le modèle de rôles de casting Excel ici ou dans l’interface de casting.

• Ouvrez le casting où vous voulez importer la liste
• Cliquez sur “Importer des rôles”
• Téléchargez le modèle excel en cliquant sur “Modèle d’importation”
• Complétez le modèle avec les noms des rôles que vous souhaitez importer dans le projet.
• Importez le fichier complété en parcourant l’ordinateur ou glissez-déposez-le.
• Validez l’import des rôles une fois la vérification effectuée.

Note: Les noms des rôles s’afficheront dans le casting dans le même ordre que dans le modèle. Vous pourrez ajouter d’autres rôles plus tard.

OPTION 2 – CRÉER DES RÔLES INDIVIDUELS

Directement dans un casting

• Cliquez sur “Ajouter un rôle”, nommez le rôle et cliquez sur Entrée.

Dans la liste des médias

• Sélectionnez le(s) média(s) dans votre liste
• Cliquez sur “Ajouter au casting”
• Sélectionnez un casting existant ou créez-en un nouveau dans la fenêtre contextuelle et appuyez sur “Entrée”.
• Cliquez sur “Ajouter au casting”

Depuis le navigateur de médias

• Cliquez sur le symbole “+” à côté du nom du talent dans le navigateur de médias
• Choisissez “Ajouter au casting”
• Sélectionnez un casting existant ou créez-en un nouveau et appuyez sur “Entrée”.
• Cliquez sur “Ajouter au casting”

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Cas n°1 – Ajouter des médias présents dans votre base

OPTION 1 – Depuis la liste des médias

• Dans Mediartis / Media, sélectionnez le fichier dans votre liste de médias
• Cliquez sur “Actions”
• Choisissez “Ajouter au casting” et choisissez si vous souhaitez :
  • Ajouter à un nouveau casting :
    • Si vous créez un nouveau projet, tapez le nom et appuyez sur “Entrée”.
    • Tapez le nom du rôle et appuyez sur “Entrée”
    • Cliquez sur “Ajouter au casting”
  • Ajouter à un casting existant :
    • Sélectionnez le nom du casting et appuyez sur “Entrée”
    • Sélectionnez le nom du rôle et appuyez sur “Entrée”
    • Cliquez sur “Ajouter au casting”

OPTION 2 – Depuis le navigateur de médias

• Dans Mediartis / Media, Sélectionnez les fichiers média
• Cliquez sur le symbole “+” à côté du nom du talent dans le navigateur de médias
• Cliquez sur “Ajouter au casting” et choisissez si vous souhaitez :
  • Ajouter à un nouveau casting :
    • Si vous créez un nouveau projet, tapez le nom et appuyez sur “Entrée”.
    • Tapez le nom du rôle et appuyez sur “Entrée”
    • Cliquez sur “Ajouter au casting”
  • Ajouter à un casting existant :
    • Sélectionnez le nom du casting et appuyez sur “Entrée”
    • Sélectionnez le nom du rôle et appuyez sur “Entrée”
    • Cliquez sur “Ajouter au casting”

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Cas n°2 – Ajouter des médias externes ou temporaires

• Dans Mediartis / Castings, ouvrez le projet concerné
• Cliquez sur “Ajouter un média” dans le rôle concerné
• Glissez-déposez les fichiers dans la fenêtre ou chargez-les directement depuis votre ordinateur

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Cas n°3 – Ajouter des médias provenant d’un casting reçu via Mediartis

Pour exporter en totalité ou partiellement des castings reçus par Mediartis vers des castings internes nouveaux ou existants :

• Dans Mediartis / Castings / Castings externes partagés avec moi, ouvrez le projet.
• Cliquez sur “Exporter le casting”
• Sélectionnez des rôles spécifiques ou tous les rôles à exporter
• Cliquez sur “Exporter les rôles”

IMPORTANT
Les castings contenant des médias importés n’ayant pas été traités conformément au RGPD via Mediartis ne seront pas tamponnés “Conforme RGPD”.

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Si vous ne parvenez pas à ajouter un média à un casting et que vous voyez le message suivant (comme sur la photo ci-dessous) s’afficher sur votre écran, cela doit-être dû à un des scénarios ci-dessous :

Cas n°1 – Données non conformes

Le contact ou le média sont entrés dans le processus de mise en conformité au RGPD et leurs données ne sont pas encore conformes. Pour voir le statut de conformité des données, référez-vous aux statuts RGPD affichés sur les pages Contacts ou Médias.

Si vous avez besoin d’utiliser immédiatement ces données dans un casting, nous vous recommandons de contacter directement le contact et de lui demander de se connecter sur son interface Mediartis. Il pourra alors valider ses médias en se connectant depuis la page d’accueil de Mediartis ou depuis ce lien https://app.mediartis.com/contact avec l’adresse email que vous avez renseignée dans son profil.

Cas n°2 – Données hors Europe

Le contact ou le média ne sont pas soumis au RGPD, mais le statut du contact n’a pas encore été fixé à “Hors Europe – RGPD N/A”.

Pour changer le statut du contact :

• Sélectionnez le contact
• Cliquez sur “1 contact sélectionné”
• Sélectionnez “Hors Europe – RGPD N/A” dans le menu défilant
• Confirmez votre choix

• Cliquez sur Collaborateurs en haut à droite de l’écran.
• Sélectionnez le membre de votre équipe dans la liste (rôles de membre et d’invité).
• Cliquez sur Ajouter.

Castings internes

L’accès et la visibilité des castings internes dépendent des autorisations de l’utilisateur et des participants au projet. Les utilisateurs peuvent inviter des membres de l’équipe qui n’ont pas d’autorisation par défaut à collaborer à des projets.
Pour plus d’informations, voir la FAQ Permissions utilisateur.

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Castings entrants

Les castings entrants reçus de partenaires extérieurs à l’organisation d’un utilisateur sont user-centric, et seules les personnes avec lesquelles un casting a été partagé peuvent interagir avec le projet et le visualiser.

Cliquez ici pour un affichage plein écran.

Les castings partagés portent le logo de l’utilisateur et sont disponibles en 7 langues (EN, FR, IT, DE, ES, PT, JA).

Si vous accordez un client des permissions de repartage, il verra les commentaires des personnes avec lesquels il aura partagé le casting.

Si tous les médias du casting ont été traités par Mediartis dans le cadre du GDPR, la conformité du projet est visible.

TALENTS & MÉDIAS

• Les noms des talents et les titres des médias originaux, masqués et codés par défaut dans les castings partagés, peuvent être personnalisés.
• Les commentaires des utilisateurs sont visibles dans la version partagée
• Lecteur audio et vidéo intégré

IMPORTANT!
– Assurez-vous de vérifier que vos commentaires sont “prêts pour les client”, car ils sont visibles dans la version à laquelle ils accèdent.

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PARTAGER DES CASTINGS

• Sur la page du casting, cliquez sur “Partager le casting”.
• Entrez l’adresse email du destinataire.
• Sélectionnez la langue de l’invitation (FR / EN / DE / IT / ES / JA / PT).
• Attribuez les permissions (voir ci-dessous pour plus de détails).
• Validez.

Les invitations aux castings sont envoyées immédiatement. Si le destinataire ne reçoit pas l’invitation, demandez-lui de vérifier les dossiers “Spam / Courrier indésirable” et “Promotions”, et d’ajouter l’adresse info@mediartis.com à sa liste blanche.

La validité des liens de connexion est de 72 heures. Un nouveau lien peut être redemandé à tout moment via https://app.mediartis.com/castings.

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PERMISSIONS

Lors du partage d’un casting, des autorisations sont attribuées aux destinataires, leur permettent d’y effectuer certaines actions.

PERMISSION UTILISATEUR VALIDEUR

Un seul validateur peut être nommé par casting.

• Peut valider une proposition de talent par rôle.
• Peut noter et commenter chaque média.
• Peut repartager le casting avec d’autres et leur attribuer les permissions Partageur & Standard.
• Peut voir le feedback de ceux avec qui il a repartagé le casting (il sera LE SEUL à voir leurs feedbacks).

Les commentaires du VALIDEUR sont visibles par toute l’équipe de casting de l’expéditeur.

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PERMISSION UTILISATEUR PARTAGEUR

• Peut noter et commenter chaque média.
• Peut repartager le casting avec d’autres et leur attribuer la permission Standard.
• Peut voir le feedback de ceux avec qui il a repartagé le casting (il sera LE SEUL à voir leurs feedbacks).

Si le destinataire PARTAGEUR est invité au casting par la société qui l’a créé (N+0), son feedback est visible par toute l’équipe de casting de cette société.

Si le destinataire PARTAGEUR est invité au casting par une personne avec qui le casting a déjà été partagé une première fois (N+1), son feedback n’est visible que par la personne (N+1) qui l’a partagé avec lui.

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PERMISSION UTILISATEUR STANDARD

• Peut noter et commenter chaque média.

Si le destinataire STANDARD est invité au casting par la société qui l’a créé (N+0), son feedback est visible par toute l’équipe de casting de cette société.

Si le destinataire STANDARD est invité au casting par une personne avec qui le casting a déjà été partagé une première fois (N+1), son feedback n’est visible que par la personne (N+1) qui l’a partagé avec lui.

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A PROPOS DES VALIDATIONS, NOTES ET COMMENTAIRES

Les avis, commentaires et validations des personnes avec lesquelles le casting a été partagé directement sont visibles par tous les membres de l’équipe de casting de l’utilisateur. Pour les partages des niveaux suivants, veuillez-vous référer au schéma ci-dessous.

VALIDER LES PROPOSITIONS DE TALENTS

Seul un talent par rôle peut être validé.

• Cliquez sur la case de validation de la ligne correspondante dans la colonne “Mes commentaires” OU
• Changez le statut du rôle sur “Validé” : cela validera automatiquement le premier talent présenté pour le rôle.

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NOTER ET COMMENTER LES MÉDIAS

• Cliquez sur “Ajouter un commentaire”.
• Notez le média en cliquant sur le nombre d’étoiles que vous souhaitez attribuer.
• Écrivez un commentaire.
• Enregistrez vos modifications.
• Cliquez sur “Soumettre mon évaluation” une fois tous vos commentaires ajoutés pour alerter l’expéditeur du casting.

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DEMANDER DE NOUVELLES PROPOSITIONS DE TALENTS

• Changez le statut du rôle sur “Nouvelle proposition demandée”.
• Cliquez sur “Soumettre mon évaluation” une fois tous vos commentaires ajoutés pour alerter l’expéditeur du casting.

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VOIR LES FEEDBACKS

• Cliquez les notifications d’alerte dans “Commentaires des destinataires” pour afficher les commentaires reçus.
• Les propositions de talents validées sont cochées en vert dans la même section.

Les castings partagés restent accessibles aux personnes avec lesquelles ils ont été partagés jusqu’à ce que leur accès soit révoqué ou que le casting soit supprimé ou archivé.

Si le casting a été archivé, les utilisateurs peuvent désarchiver le projet et le client peut y accéder.

Pour supprimer l’accès à un casting :

• Cliquez sur Partager le casting
• Cliquez sur Révoquer en regard de l’adresse e-mail de la personne dont vous supprimez l’accès.
• Confirmez la suppression lorsque vous y êtes invité.

Les castings qui n’incluent que les médias conformes au RGPD ont le tampon vert “GDPR Compliant Casting” dans le coin en haut à droite de la version streaming du casting à laquelle le client a accès.

Si des médias ont été ajoutés à un casting par glisser-déposer, Mediartis ne peut pas vérifier la conformité des données et le cachet de conformité ne sera pas ajouté.

Les castings entrants reçus de partenaires externes qui gèrent la conformité de leurs médias sur Mediartis reflèteront la conformité du projet. Si les utilisateurs ajoutent des médias entrants de partenaires à leurs castings internes, la conformité est suivie et visible dans les castings partagés avec les clients.

Les utilisateurs d’un compte Mediartis peuvent partager des castings avec d’autres utilisateurs Mediartis, afin de les intégrer dans un même projet principal impliquant plusieurs partenaires (studios, agents, etc.). Le casting final partagé au client n’affichera que le logo de l’organisation qui partage le casting avec le client. Tous les autres logos et les références des autres partenaires ne seront pas visibles.

Les actifs des différents partenaires ne sont jamais physiquement partagés avec les autres utilisateurs. Ils sont partagés via des castings en streaming, ce qui permet à chaque partenaire de garder un contrôle total sur ses données à tout moment.

Comme pour le partage de castings classiques, chaque partenaire attribue des permissions d’accès lors du partage d’un Projet Multi-Partenaires. Ces permissions déterminent les usages et autorisations des autres collaborateurs. Les autorisations d’accès peuvent être restreintes et/ou révoquées à tout moment.

Lorsque vos partenaires utilisent des médias ayant fait l’objet d’un traitement RGPD via Mediartis, le projet qu’ils partagent avec vous est marqué comme “Conforme RGPD”. Si tous les actifs du projet final ont été mis en conformité, alors le casting livré au client sera aussi marqué comme “Conforme RGPD”.

Cliquez ici pour un affichage plein écran.

Vous avez reçu un casting d’un de vos partenaires qui utilise également Mediartis, et vous souhaitez utiliser des médias reçus dans un nouveau casting ou dans un casting déjà existant.

Lorsque vous affichez le casting reçu, cliquez sur le bouton “Importer le casting” en haut à droite de la page.

Entrez le nom de votre nouveau casting, ou choisissez un casting existant dans lequel vous voulez ajouter les médias reçus. Confirmez votre choix avec Entrer.

Les castings partagés peuvent être ENTIÈREMENT importés dans un nouveau casting ou un casting existant. Tous les rôles et médias (audio et vidéo) assignés aux rôles dans le casting partagé original PEUVENT être inclus dans le casting principal du client et partagés avec leur client final.

Pour choisir quel rôle intégrer dans votre casting, vous pouvez sélectionner “Tous les rôles” pour tous les importer, ou “Certains rôles” et puis les noms des rôles souhaités pour les importer. Pour confirmer la sélection, cliquez sur “Ajouter les rôles”.

Trouvez votre nouveau casting ou casting assemblé dans votre Bibliothèque de casting. Vous pouvez alors l’éditer depuis cette page, ainsi qu’ajouter des extraits depuis votre propre base de médias ou depuis un casting externe.

Click here for full screen view.

J’ai reçu un casting de la part d’un partenaire qui utilise aussi Mediartis. Comment puis-je voir le casting ?

Option 1 : Vous avez reçu un email de la part de votre partenaire contenant un lien. Cliquez simplement sur le lien pour voir le casting.

Option 2 : Pour afficher le casting directement depuis votre Tableau de Bord Mediartis, cliquez sur l’onglet “Casting” puis sur “Castings externes partagés avec moi” et puis sélectionnez le casting souhaité dans la liste.

La conformité RGPD des castings est suivie de A à Z, depuis leur création jusqu’à leur livraison au client final.

Lorsque vos partenaires utilisent des médias ayant fait l’objet d’un traitement RGPD via Mediartis, le projet qu’ils partagent avec vous est estampillé “Conforme RGPD”. Un projet créé à partir de ces actifs serait donc à son tour estampillé “Conforme RGPD”, si tous les autres actifs du projets ont eux aussi fait l’objet d’un traitement RGPD.

Vous pouvez créer des castings conformes (tamponnées “Conformes RGPD”) avec :

• Les données des partenaires mises en conformité au RGPD sur Mediartis.
• Des données vous appartenant et provenant de la base de données de votre organisation, mises en conformité au RGPD sur Mediartis.

Cliquez ici pour un affichage plein écran.

Si la personne qui vous a envoyé le casting ne vous a pas donné au moins les droits de partage, vous ne pourrez pas importer son casting dans l’un de vos castings.

Si vous avez besoin d’utiliser ses actifs dans un nouveau casting, demandez-lui de mettre à jour vos permissions. Elle doit les définir comme Validateur ou Partageur.